Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Головна сторінка



Інструкці я з обліку документів, що знаходяться у фондах бібліотек внз україни Ця Інструкція розроблена на основі «Інструкії з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах»

Скачати 417.84 Kb.

Інструкці я з обліку документів, що знаходяться у фондах бібліотек внз україни Ця Інструкція розроблена на основі «Інструкії з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах»




Скачати 417.84 Kb.
Дата конвертації29.03.2019
Розмір417.84 Kb.
І н с т р у к ц і я з обліку документів, що знаходяться у фондах бібліотек ВНЗ України Ця Інструкція розроблена на основі «Інструкії з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах» (наказ Міністерства культури і туризму України № 22 від 03.04.2007 р.), враховує специфіку роботи і структури фондів бібліотек вищих навчальних закладів, визначає загальні правила і регулює порядок обліку фондів відповідно до нормативних документів та державних стандартів з питань інформації, бібліотечної та архівної справи, узгоджена з інструкціями бухгалтерського обліку.
Нормативна документація - документи, які встановлюють правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їхніх результатів.
Бухгалтерський о́блік - процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.
Станда́рт - нормативний документ, заснований на консенсусі, прийнятий визнаним органом, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері.
Навча́льний заклад (осві́тній заклад) - організація, що на постійній і безперервній основі здійснює освітній процес з метою навчання, виховання, розвитку і самовдосконалення особистості.
(Додаток 1) Дана Інструкція є обовязковою для бібліотек вищих навчальних закладів ІІІ-ІY рівнів акредитації різного відомчого підпорядкування та форм власності. Загальні положення Облік документів є обовязковим у організації фондів кожної бібліотеки, регламентується бібліотечними стандартами, нормативними документами, даною Інструкцією. Облік бібліотечного фонду ведеться з метою встановлення кількості документів у підрозділах та по бібліотеці в цілому, відбиває надходження документів та іхнє вибуття, забезпечує контроль за рухом документів. Він є основою для державного статистичного обліку, звітності, планування, сприяє оптимальному формуванню і використанню бібліотечного фонду.
Форма власності - це стійка система економічних відносин і господарських зв'язків, що зумовлює відповідний спосіб та механізм поєднання працівника і засобів виробництва.
Бібліоте́чний фонд - упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. Бібліотечний фонд - це твори друку (книги, періодичні видання), а також інші документи (діафільми, мікрофільми, цифрові документи).
Стати́стика - наука, що вивчає методи кількісного охоплення і дослідження масових, зокрема суспільних, явищ і процесів. А також власне кількісний облік масових явищ. Зокрема, облік у будь-якій галузі господарства, суспільного життя, що здійснюється методами цієї науки, а також дані цього обліку.
Відповіднодо цієї Інструкції бібліотека самостійно розробляє документи, що регламентують організацію її фондів, враховуючи тип бібліотеки, її функції та специфіку діяльності і які не суперечать діючому законодавству (порядок обліку бібліотечного фонду, порядок виключення документів, терміни зберігання періодичних видань та документів тимчасового зберігання). Бібліотечні фонди, незалежно від матеріальної основи носія інформації (від рукописних до електронних видань) є обєктом як бібліотечного (індивідуального та сумарного), так і бухгалтерського (балансової вартості) обліку. Облікова документація як у традиційній, так і в електронній формі має однакову юридичну силу.
Періодичне видання - серіальне видання (зазвичай друковане), що виходить через певні проміжки часу, має заздалегідь визначену постійну щорічну кількість і назву нумерованих чи датованих, однотипово оформлених випусків, які не повторюються за змістом, мають однакову назву.
Носі́й інформа́ції (англ. data medium) - матеріальний об'єкт природного або штучного походження, який здатний містити, зберігати і передавати інформацію.
Пра́во - це обумовлена природою людини і суспільства система регулювання суспільних відносин, що виражає свободу особистості, та якій притаманні нормативність, формальна визначеність в офіційних джерелах і забезпеченість можливістю державного примусу.
Якщо сумарний та індивідуальний облік документів здійснюється в електронній формі, він має бути продубльований і на паперовій копії. До обліку бібліотечних фондів висуваються такі вимоги: повнота та достовірність облікової інформації; своєчасне відображення у облікових документах кожного факту надходження і вибуття з фонду; 2 сумісність засобів і форм обліку, їхня надійність в умовах застосування традиційних і автоматизованих технологій; відповідність показників обліку бібліотечного фонду показникам державної статистики. Облік бібліотечних фондів - комплекс операцій, який забезпечує реєстрацію і узагальнення відомостей про обсяг, склад і рух фонду за встановленими правилами. До них входять: приймання документів, у відповідності з формами, затвердженими у бібліотеці; маркування (штемпелювання, книжкові знаки, індивідуальні машинозчитувальні штрихові коди); реєстрація при надходженні, розподіл за структурними підрозділами – фондоутримувачами, переміщення, вилучення, перевірка наявності документів у фонді. 2. Система обліку бібліотечного фонду Система обліку бібліотечного фонду включає: внутрішньобібліотечний облік документів всіх підрозділів бібліотечного фонду з урахуванням їх специфіки, в тому числі обмінні, резервні та службові для персоналу; державний статистичний облік бібліотечного фонду за формою “6-НК” (відомості про резервні, обмінні фонди в державну статистичну звітність не вносяться);
Статистична звітність - це звітність,яку складають усі суб'єкти господарювання і яка надає інформацію органам державної статистики для оцінки стану та розвитку економіки держави і планування макроекономічних показників.
спеціалізований державний облік окремих категорій документів: рідкісних та цінних документів, що включаються до Державного реєстру національного культурного надбання (нак.Мінкультури №708 від 20.11.2001); архівних документів, що знаходяться у фондах бібліотек (нак.ДКАУ №43 від 11.06.2002р.); баз та банків даних. Бібліотечний фонд відноситься до сновних необоротних активів, зношення яких (амортизація) не визначається. 3. Порядок обліку бібліотечних фондів . 3.1. Ведення обліку бібліотечного фонду базується на поєднанні обовязкових та факультативних принципів. Бібліотека зобов язана: 3 здійснювати сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять і вибувають з бібліотечного фонду, у встановлених одиницях обліку; забезпечувати послідовність застосування встановлених одиниць обліку і не допускати їх змін без прийняття нових нормативних документів з обліку бібліотечних фондів; забезпечувати відповідність одиниць обліку фонду в примірниках одиницям їх збереження і видачі (за винятком газет, журналів, аркушевих видань, архівних документів); постійно дотримуватись єдиних правил обліку з метою зіставлення облікової інформації впродовж всієї діяльності бібліотеки. 3.3.Бібліотека має право: самостійно обирати порядок індивідуального обліку, враховуючи статус бібліотеки, особливості організації і структури фонду, дотримуючись основних вимог даної Інструкції; вести записи в інвентарних книгах, книгах сумарного обліку фонду, на окремих аркушах, описах, у картковій формі, у вигляді роздруківок, отриманих на компютері, а також у файлах, записаних на диску, дискеті та інших носіях, що забезпечують довготривале зберігання та відтворення облікової документації; вводити в облікові документи поряд з обовязковими факультативні показники, з урахуванням специфіки конкретної бібліотеки; визначати документи тимчасового зберігання та терміни їх знаходження в бібліотечному фонді; оцінювати в установленому порядку вартість документів, що надходять чи вибувають з фонду, використовуючи коефіцієнти індексації, враховуючи ринкову вартість документів, каталоги – прейскуранти; розпоряджатися списаними з фонду бібліотеки документами у відповідності з діючим законодавством; визначати види і розміри компенсації шкоди, заподіяної фондам бібліотеки користувачами, у відповідності з діючим законодавством; списувати документи, відсутні з причини недостачі, у відповідності з діючим законодавством. 3.4.Контроль за дотриманням вимог з обліку бібліотечних фондів здійснює керівник бібліотеки та комісія з питань збереження фондів, до складу якої обовязково входить працівник бухгалтерії ВНЗ. 4. Обєкти обліку бібліотечного фонду 4.1. Обліку підлягають усі види документів, що надходять до 4 бібліотечних фондів або вилучаються з них, незалежно від виду документу та його матеріальної основи. Примітка. Документи тимчасового зберігання: періодичні видання, матеріали службового призначення, програми для вивчення різних дисциплін, методичні матеріали розроблені кафедрами закладів освіти, плакати, буклети, що використовуються для оформлення бібліотеки, видання рекламного характеру, календарі на поточний рік, брошури, листівки обліковуються тільки сумарно.
Преса - друковані засоби масової інформації (періодичні друковані видання), які виходять під постійною назвою, з періодичністю один і більше номерів (випусків) протягом року. Під пресою розуміють газети, журнали, альманахи, збірки, бюлетені, рідше книги, листівки, що мають визначений наклад.
Рішення про балансовий облік цих документів приймає бібліотека. 4.2. Обєктами обліку бібліотечного фонду є: 4.2.1 Видання: - книги, брошури; - аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати,поштові картки; - журнальні видання, газетні видання. 4.2.2 Аудіовізуальні документи: - фонодокументи; - відеодокументи; - кінодокументи; - фотодокументи; - документи на мікроформах. 4.2.3 Електронні документи. 5.
Електро́нний докуме́нт - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Основні одиниці обліку бібліотечного фонду 5.1. Обсяг фонду бібліотеки обчислюється в уніфікованих одиницях. 5.1.2 Основними одиницями обліку для всіх видів документів, що включено до бібліотечного фонду (крім газет), є примірник і назва. 5.1.3. Облік обсягу фонду журналів і газет здійснюється у примірниках, назвах, річних комплектах, підшивках. 5.1.4. Додатковими одиницями обліку обсягу фонду є річний комплект, метрополиця, підшивка (палітурна одиниця ). 5.1.5. Облік обсягу фонду у назвах застосовується для нових надходжень. Повторне видання обліковується як нова назва, якщо воно доповнено чи перероблено. Багатотомне видання, обєднане загальною назвою, обліковується як одна назва, за винятком томів, які мають індивідуальну назву. Копія видання або неопублікованого документу незалежно від виду носія обліковується так, як оригінал. 5.1.6.Додатки до друкованих документів (мапи, атласи, таблиці, пояснювальні записки, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, CD-ROM, дискети, оптичні диски та ін.
Топо́нім (від грец. топоним - місце і грец. όνομα - назва) - назва місцевості, регіону, населеного пункту, об'єкту рельєфу, будь-якої частини поверхні Землі, тобто географічна назва.
Опти́чний диск - носій даних у вигляді пластикового чи алюмінієвого диска, призначеного для запису й відтворення звуку, зображення, буквенно-цифрової інформації тощо за допомогою лазерного променя. Щільність запису - понад 108 біт/см.
), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документу. 5 5.1.7.
Інвентаризація - перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінка активів та зобов'язань (майно, вкладення підприємства в статутні фонди інших підприємств, розрахунки з дебіторами та кредиторами) підприємства.
Самостійні видання, штучно обєднані в одній оправі (конволют), обліковуються як окремі примірники і окремі назви. 5.2. Облік окремих видів видань і неопублікованих документів: 5.2.1. Книги і брошури Кожна книжка чи брошура, що входить до серії, обліковується як окрема назва. Кожна з брошур, виданих у складі обєднаної видавничої папки (обкладинки), обліковується як окрема назва. 5.2.2.Періодичні видання Основними одиницями обліку фонду журналів є примірник (том, номер, випуск) і назва видання за всі роки його надходження у фонд, незалежно від зміни назви журналу. Крім того, обсяг фонду журналів обліковується у річних комплектах. Основними одиницями обліку фонду газет є річний комплект, що підлягає постійному зберіганню у вигляді підшивок, і назва комплекту видання за всі роки його надходження у фонд незалежно від зміни назви видання та повноти комплекту. Примітка. Додатково допускається облік обсягу фонду у номерах (для непереплетених газет) і підшивках (переплетених одиницях). Одиницями обліку одноденних (разових) газет є примірник (номер, випуск) і назва газети. 5.2.3. Продовжувані видання Основними одиницями обліку обсягу фонду продовжуваних видань є примірник (том, випуск) і назва комплекту видання за всі роки його надходження у фонд незалежно від зміни назви видання. Кожна серія продовжуваного видання, яка має самостійну нумерацію випусків, обліковується як окрема назва. Кожний самостійний том (випуск) продовжуваного видання обліковується як окрема назва. Примітка: Журнали та продовжувані видання обліковуються за назвами, незалежно від зміни назви, та примірниками. Примірником може бути номер(том, випуск), що зберігається окремо, а також комплект номерів (томів, випусків), що оправлені в один блок. 5.2..4. Нотні видання Одиницями обліку нотних видань є примірник і назва.
Нотні видання - це видання, головним знаковим матеріалом яких є нотні знаки, за допомогою яких фіксуються музичні твори для збереження їх і навчання іншими користувачами.
Окремі партії (голоси), обєднані з партитурою (клавіром), в одному виданні,а також партії, обєднані видавничою папкою (обкладинкою), обліковуються як один примірник і одна назва. 6 Окремі партії (голоси) і партитура (клавір), видані окремо, обліковуються як різні примірники. Самостійні нотні видання, обєднані в одній оправі (конволюті), обліковуються як окремі примірники і окремі назви. 5.2.5. Картографічні видання Карта, яка видана на декількох аркушах і обєднана загальною назвою, обліковується як один примірник і одна назва. Кожний самостійний аркуш серійної карти обліковується як окремий примірник і окрема назва. 5.2.6. Образотворчі видання Одиницями обліку різних видів образотворчих видань є примірник і назва. Аркушеві видання, обєднані видавничою папкою (обкладинкою, манжеткою, обгорткою, ) обліковуються як одни примірник і одна назва. Кожний аркуш серії образотворчого видання, який не обєднаний видавничою папкою (обкладинкою, манжеткою, обгорткою), обліковується як окремий примірник і окрема назва. 5.2.7. Аркушеві текстові видання Аркушеві текстові видання, видані у видавництві обєднаною папкою (манжетці), обліковуються як один примірник і одна назва. 5.2.8. Спеціальні види нормативних документів Основними одиницями обліку спеціальних видів нормативних документів є примірник і назва. Стандарти і каталоги промислового обладнання та виробів, випущені у обєднаній папці (обкладинці), при наявності на ній загальної ціни, змісту всього видання і єдиних вихідних даних обліковуються як один примірник і одна назва. Стандарти і каталоги промислового обладнання та виробів, випущені у вигляді окремих аркушів, якщо кожний з них має вихідні дані, ціну, наклад, обліковуються як окремий примірник і окрема назва, навіть якщо вони обєднані однією папкой. 5.2.9. Депоновані наукові праці Депонована наукова праця (робота у двох примірниках і супровідні документи до неї), яка знаходиться в окремій папці, обліковується як одни примірник і одна назва. 7 5.2.10.
Вихідні́ відо́мості - відомості, що містять довідкову інформацію про друковане видання, ідентифікують і класифікують його. Залежно від характеру видання вони розташовані на обкладинці, палітурці, титульному аркуші, поєднаному титульному аркуші, першій сторінці, останній сторінці, кінцевий сторінці видання.
Нау́ка - сфера діяльності людини, спрямована на отримання (вироблення і систематизацію у вигляді теорій, гіпотез, законів природи або суспільства тощо) нових знань про навколишній світ. Основою науки є збирання, оновлення, систематизація, критичний аналіз фактів, синтез нових знань або узагальнень, що описують досліджувані природні або суспільні явища та (або) дозволяють будувати причинно-наслідкові зв'язки між явищами і прогнозувати їх перебіг.
Неопубліковані документи Неопубліковані документи, що зброшуровані або знаходяться в окремій папці, обліковуються як один примірник і одна назва. Для конструкторської документації одиницею обліку є креслення або повний комплект конструкторської документації, які відносяться до одного виробу. 5.3.
Констру́кторська документа́ція (КД) - частина технічної документації у вигляді графічних і текстових документів, котрі в сукупності або окремо, визначають склад і будову виробу та містять необхідні дані для його розробки, виготовлення, контролю, експлуатації, ремонту і утилізації.
Облік аудіовізуальних документів 5.3.1. Фонодокументи Одиницями обліку обсягу фонду фонодокументів є примірник і назва. Примірником фонодокументів є:диск - для грамплатівок, компакт-дисків; котушка, касета, бобіна - для магнітних фонограм. Окремо видана грамплатівка, компакт-диск обліковуються як один диск і одна назва. Комплект (альбом) грамплатівок, компакт-дисків, обєднаних загальною назвою, обліковується за кількістю дисків і за однією назвою. Магнітна фонограма на одній котушці (касеті) обліковується як одна котушка (касета) і одна назва. Магнітна фонограма на декількох котушках (касетах), обєднаних загальною назвою, обліковується за кількістю котушок (касет) і як одна назва. Окремо виданий фонодокумент або комплект фонодокументів, обєднаних загальною назвою, обліковується як одна назва незалежно від кількості записаних творів. Вдруге виданий фонодокумент обліковується як нова назва, якщо має виробничий або фірмовий номер (номери), і чимось відрізняється від попереднього видання з аналогічною назвою. Примітки: Аудіовізуальні документи, що є додатком до інших видів документів і мають з ними одну назву, окремо не обліковуються. Аудіовізуальні документи, що мають різну назву з основним документом, до якого вони додаються, обліковуються окремо. 5.3.2. Відеодокументи Одиницями обліку фонду відеодокументів є примірник і назва. Примірником відеодокументів є касета або диск. Загальний обсяг фонду відеодокументів обліковується за кількістю касет або дисків. Відеодокументи обліковуються як фонодокументи (див. пп.5.3.1) 5.3.3. Кінодокументи Одиницями обліку фонду кінодокументів є бобіна. .Кінофільм обліковується як одна назва незалежно від кількості складових. 8 Загальний обсяг фонду кінофільмів обліковується за кількістю бобін. Діафільм обліковується як одна назва незалежно від кількості його складових частин (рулонів). Загальний обсяг фонду діафільмів обліковується за кількістю рулонів. 5.3.4. Фотодокументи Одиницями обліку фонду фотодокументів є примірник і назва. Примірником фотодокументів є кадр. Комплект діапозитивів обліковується як одна назва незалежно від кількості складових його сюжетів (кадрів). Загальний обсяг фонду діапозитивів обліковується за кількістю кадрів. 5.3.5. Документи на мікроносіях Одиницями обліку фонду документів на мікроносіях є примірник і назва Прмірником документів на мікроносіях є: фіша - для мікрофіш; рулон - для мікрофільмів. Комплект фіш, які обєднані загальною назвою, обліковується як одна назва. Загальний обсяг фонду документів на мікрофішах обліковується за кількістю фіш. 5. 3.6. Аудіовізуальні документи (АВД), які є додатком до інших видів документів, окремому обліку не підлягають. Примітка. У складних випадках з визначенням основного носія інформації і додатку до нього за основний носій, який підлягає обліку, приймається текстовий документ. 5.4.
Те́кстовий файл - форма подання послідовності символів у комп'ютері, де кожен символ із задіяного набору символів кодується одним байтом чи послідовністю двох, трьох і т. д. байтів. На відміну від терміна «текстовий формат», що характеризує вміст даних, термін «текстовий файл» стосується файлу та характеризує його як контейнер, який зберігає такі дані.
Облік електронних документів 5.4.1. Одиницями обліку електронних документів є примірник і назва. 5.4.2.Примірником для електронних документів є дискета і оптичний диск (CD-ROM і мультімедіа). 5.4.3.Електронні документи обліковуються як фонодокументи (див. пп.5.3.1) Примітки: Одиницями обліку фонду електронних документів без індивідуального фізичного носія є назва, директорія (файл), обсяг памяті, примірник. Копія електронного документу, отримана в результаті перезапису у тому ж форматі, без знищення оригіналу, обліковуються за правилами обліку (реєстрації) нових надходжень. Дискета, диск та інші додатки і вкладки, що є складовою частиною даного електронного видання і не мають самостійного значення, як окремий примірник не обліковуються.
Електро́нне видання́ - електронний документ (група електронних документів), що пройшов редакційно-видавничу обробку, має вихідні відомості та призначений для розповсюдження в незмінному вигляді.
9 Якщо АВД чи електронні документи є додатком до різних видань, але виконують самостійні функції та використовуються в роботі окремо від основного видання - вони можуть обліковуватись як окремі примірники. Комплект (альбом) аудіовізуальних документів (грамплатівок, компакт-дисків, мікрофільмів, діапозитивів і т.ін.) чи електронних видань, які обєднані спільною назвою, обліковується як одна назва. 6. Облік надходження документів до бібліотечного фонду 6.1. Облік надходжень документів у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їхнього розподілу на документи постійного (у т.ч. довготривалого) і тимчасового зберігання. 6.2. Обліку з наданням інвентарного номера підлягає кожен примірник документів постійного (у т.ч.довготривалого), зберігання, до яких відносяться рідкісні і цінні книги, архівні документи, краєзнавча література, а також документи, що призначені для задоволення поточного і передбачуваного читацького попиту, незалежно від виду документу, його обсягу, тематики та інших ознак. 6.3.Обліку без надання інвентарних номерів підлягають документи тимчасового зберігання. До документів тимчасового зберігання відносяться ті, що: містять інформацію короткочасного значення, у звязку з чим вилучаються із фондів бібліотеки через нетривалий період часу (від 1 до 3 років, якщо інші терміни не передбачені); електронні документи на зйомних носіях, якщо умови їх придбання передбачають часові обмеження права використання; електронні документи на дискетах, отриманих у короткотермінове користування, підлягають сумарному обліку (без надання інвентарних номерів). Документи тимчасового зберігання та термін їх зберігання визначає сама бібліотека відповідно до власних функцій та відповідно до примітки до п.4.1 даної Інструкції. До матеріалів тимчасового зберігання відносяться також матеріали, зроблені бібліотекою на своєму обладнанні (мультимедійні презентації, аудіовізуальні документи підготовлені для проведення бібліотечних заходів). 6.2. Документи, що надходять до бібліотеки як дарунки (книги, альбоми, інші видання), без зазначеної вартості, оцінюються спеціальною комісією з оцінки документів і обліковуються на підставі відповідного акту. 6.3. Документи, а також додатки до основного документу, що надходять до фонду бібліотеки, маркуються за допомогою штемпелів, книжкового знаку або штрихових кодів. Додатки до друкованих документів (мапи, атласи, таблиці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, СD-RОМ, дискети і т.п.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони 10 отримують інвентарний номер основного документу. Примітка: Електронні документи на зйомних носіях підлягають маркуванню мякими фломастерами; данні заносяться на верхню неробочу поверхню диска. 7. Сумарний облік документів 7.1. Сумарному обліку підлягають всі види документів, що надходять або вибувають з фонду бібліотеки, незалежно від носія інформації і термінів зберігання. 7.2 Сумарний облік здійснюється партіями на підставі супровідних документів (лист державної реєстрації, рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр,акт і т.
Державна реєстрація (лат. registratio - внесення до списку, переліку) - письмовий запис або фіксація іншим чином фактів, явищ, відомостей чи певних матеріальних об'єктів з метою їх державного обліку та контролю, засвідчення дійсності й надання їм законного (легітимного) статусу, а також вчинення інших реєстраційних дій.
ін.). У випадку відсутності супровідного документа (наприклад, дарунки) складається акт приймання. 7.3. При виявленні в партіях розходжень з даними супровідного документу, а також отримання без замовлень непрофільних, надмірно дублетних або дефектнихпримірників, організації-постачальнику направляються листи-претензії протягом одного місяця з моменту приймання партії нових надходжень. Виявлені розбіжності мають бути виправлені постачальником. 7.4. Формою сумарного обліку є «Книга сумарного обліку бібліотечного фонду» (додатки ), яка ведеться на традиційних носіях або в електронній формі, тоді листи роздруковуються і переплітаються. З метою відображення специфіки фонду бібліотеки самостійно приймають рішення про введення додаткових позицій обліку, які мають бути ідентичні у всіх трьох частинах „Книги сумарного обліку бібліотечного фонду. 7.5.При наявності відокремлених структурних підрозділів (факультетські бібліотеки, філії) ведеться єдина книга сумарного обліку на весь бібліотечний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного відокремленого підрозділу. 7.6.Відомості про рух фонду, незалежно від характеру матеріального носія облікової форми, фіксуються у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду» (частина 1: «Надходження до фонду»; частина 2: «Вибуття з фонду»; частина 3: «Підсумки руху фонду»). (дод. ) 7.7.Документи, що не беруться на балансову вартість, визначає сама бібліотека відповідно до п.4.1. даної Інструкції. 7.8 Сумарний облік аудіовізуальних документів та електронних видань здійснюється в Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду аналогічно обліку документів на паперових носіях. 7.9 Після взяття книг та брошур на сумарний облік супровідні документи на них передаються до бухгалтерії вищого навчального закладу 7.10. Відомості про документи, що вибули з бібліотеки, відбиваються у другій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду з обовязковим зазначенням причини вилучення та їх балансової вартості. 11 7.11.
Бала́нсова ва́ртість акти́вів (англ. Book Value) - вартість основних та оборотних коштів підприємства на певний час. Розраховується, як початкова вартість придбаного капіталу (об’єкта), за якою він обліковується у балансі за мінусом нагромадженої суми зносу.
Рух фонду за рік обовязково підсумовується, визначається його балансова вартість, що фіксуються у третій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду. В залежності від прийнятого в бібліотеці порядку обліку підсумки руху фонду можуть також підбиватися за квартал або за півріччя. 7.12.Всі періодичні та продовжувані видання, незалежно від матеріальної основи та виду носія інформації, підлягають сумарному обліку без визначення їх вартості. Підставою для внесення періодичних видань до “Книги сумарного обліку бібліотечного фонду” є акт, що складається отримувачем по завершенні надходжень видань поточного року. 8. Індивідуальний облік документів 8.1.Індивідуальний облік кожного примірника документу довготривалого збереження здійснюється шляхом присвоєння йому інвентарного номеру, штрих-коду. Індивідуальний інвентарний номер закріплюється за документом на весь період його перебування у фонді бібліотеки і не надається новому документу після списання даного документа. 8.1.1.Документи, що містять інформацію короткотривалого значення, обліковуються у відповідних картотеках без присвоєння інвентарних номерів і виключаються з фонду бібліотеки через певний період часу за рішенням самої бібліотеки. 8.2.Індивідуальний облік документів здійснюється у книжковій (інвентарна книга, описи), картковій (картка облікового каталогу), аркушевій (аркуш актового обліку) формах на певний вид документу або у реєстраційній картотеці (у т.ч. електронні та аудіовізуальні документи) 8.2.1. При автоматизованій технології використовуються файли, які містять всю необхідну інформацію для створення будь-якої форми індивідуального обліку. 8.3. Для особливо цінних і рідкісних документів в «Примітках» робиться позначка РК (рідкісна книга) і вказуються особливості примірника, що визначають його цінність (наявність унікальної оправи, автографа, ілюстрацій тощо), чи дефектність (відсутність декількох листів тексту, гравюр та ін.). 8. 4. Для індивідуального обліку аудіовізуальних документів та електронних видань ведеться окрема інвентарна книга. (дод. ). 8.4.1. З метою недопущення повтору інвентарних номерів, які присвоюються книгам та аудіовізуальним і електронним документам, після запису інвентарного номера аудіовізуального чи електронного документа через косу риску пишеться літера А (інв. номерА). 8.5. Індивідуальний облік видань, неопублікованих документів, аудіовізуальних документів, мікроформ, електронних документів здійснюється в окремій для кожного виду формі індивідуального обліку. 12 8.5.1. Індивідуальний облік CD-ROMів, дискет та програмного забезпечення ведеться в будь-якій формі інвентарного обліку. На кожний такий вид дається інвентарний номер, що проставляється на пакувальних матеріалах, у які його вміщено, або наклеюється на носієві. 8.5.2.Індивідуальний облік баз даних, електронних документів ведеться на реєстраційних картках або на іншій формі обліку, що використовується в бібліотеці. В облікових документах відображуються дані: дата надходження,назва електронного документу чи бази даних, юридичну чи фізичну особу розроблювача, дату створення ресурсу, вартість, вид носія інформації (СD-RОМ, жорсткий диск, дискета). 8.5.3.
Тверди́й диск або Тверди́й магні́тний диск, або Накопичувач на магнітних дисках (англ. Hard (magnetic) disk drive, англ. HDD), у комп'ютерному сленгу - «вінчестер» (від англ. winchester), - магнітний диск, основа якого виконана з твердого матеріалу.
Фізи́чна осо́ба - у цивільному та інших галузях права термінологія, що використовується для позначення людини (громадянина, особи без громадянства) як учасника правових відносин. Фізична особа також підпорядковується певним нормам та правилам поведінки.
До кожного інвентарного номеру окремого виду через тире додається позначка,що визначає конкретний вид документу, відповідно до ГОСТ7.20-2000 „Бібліотечна статистика. 8.6 Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується у картках обліку журналів (дод. ). 8.7. Надходження газетних видань до бібліотеки фіксується у картках обліку газет (дод. ). 8. 1. Безінвентарний облік документів 8.1.1. Багатопримірникові документи (підручники, навчальні посібники, довідники, словники, монографії, видання вищого навчального закладу), що призначені для використання студентами в навчальному процессі, обліковуюються безінвентарно.
Навчальний посібник - видання, яке частково доповнює або замінює підручник у викладі навчального матеріалу з певного предмета, курсу, дисципліни або окремого його розділу, офіційно затверджений як такий.
Безінвентарний облік передбачає сумарний запис документів за назвами, вартість їх відноситься на баланс бібліотеки. 8.1.2.Багатопримірниковими документами вважаються документи, що надійшли до бібліотеки однією партією у кількості понад 10 примірників. Два – три примірники видань записуються в інвентарні книги на загальних підставах. Конкретна кількість документів, що підлягяють запису в інвентарні книги і обліку безінвентарним способом, визначаються бібліотекою. 8.1.3. При безінвентарному обліку ведуться такі документи: облікова картка документу (видання), реєстраційна книга облікових карток. Облікова картка складається на кожну назву видання, яке вперше надійшло до бібліотеки у кількості понад 10 примірників. Облікова картка містить:короткий бібліографічний опис документу, його ціну, номер запису у книзі сумарного обліку, кількість примірників – що надійшли, вибули, перебувають на обліку.
Бібліографічний опис - це сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину чи групу документів, які наведені за певними правилами, необхідні та достатні, і є результатом аналітико-синтетичної переробки інформації.
У картці відбиваються усі наступні надходження даного видання, незалежно від змін його вартості. Облікові картки записуються в реєстраційну книгу, яка має всі графи, як при індивідуальному обліку. Реєстраційний номер переноситься на облікову картку. На документі, який обліковується безінвентарно, номер реєстраційної картки не проставляється. 13 8.1.4 Електронний облік багатопримірникових документів. При веденні обліку в електронній формі документи, що надійшли однією партією, реєструються в електронній “Інвентарній книзі багатопримірникових документів” під однм інвентарним номером Електронний інвентар багатопримірникових документів ведеться за стандартними полями. У полі Інвентарний номер проставляється порядковий номер з інвентарної книги багатопримірникових документів.
А́томний но́мер (протонне число,зарядове число, порядковий номер, Z) - властивість атома (нукліда, атомного ядра), яка вказує на загальну кількість протонів, що містяться в його ядрі, отже одночасно вказує на його заряд в одиницях елементарного заряду, а також на порядкове місце хімічного елемента в періодичній системі хімічних елементів.
Реєстраційна картотека Оперативного обліку багатопримірникових документів використовується в цьому випадку тільки для списання документів, зареєстрованих до введення електронної реєстраці. Після реєстрації багатопримірникових документів роздруковуються штрих- коди, які містить такі дані: повну назву бібліотеки, закодований інвентарний номер, інвентарний номер арабськими цифрами та суфікс ”BN” (що означає належність документа до інвентарю багатопримірникових документів) та ціну.
І́ндо-ара́бська' або інді́йська систе́ма чи́слення' є позиційною десятковою системою числення розроблена у 1-4 століттях індійськими математиками. Цифри виникли в Індії і в 10-13 ст. були занесені в Європу арабами, через що часто згадуються як «ара́бські».
Наклейка зі штрих-кодом замінює штамп бібліотеки. Кожний примірник повинен мати дві ідентичні наклейки зі штрих-кодами. Перша проставляється на титульній сторінці, друга - у нижньому куті внутрішньої стороні обкладинки. У разі повторного надходження документу кількістю понад 10 примірників, усім примірникам цієї назви присвоюється новий груповий інвентарний номер, з електронної інвентарної книги багатопримірникових документів. 8.2. Облік документів обмінного фонду 8.2.1. Обмінні фонди – це фонди бібліотек, які використовуються для обміну, перерозподілу, безкоштовної передачі та реалізації документів. 8.2.2 Обмінний фонд формується: з дублетних, непрофільних і маловикористовуваних документів, вилучених з основного фонду бібліотеки-фондоутримувача, видань свого ВНЗ. 8.2.3. Обмінний фонд виділяється і відокремлюється від основного фонду, на баланс бібліотеки не береться. 8.2.4.Основним документом обліку обмінного фонду є книга сумарного обліку обмінного фонду, яка складається з трьох частин (дод. ) 8.2.5 Відповідно до завдань, покладених на структурний підрозділ, що організовує роботу обмінного фонду, обсягу фонду та кількості обмінних операцій, на обмінний фонд або його окремі частини може заводитись облікова картотека (алфавітний каталог), де систематично робляться відмітки про рух документів. . 8.2.6. Приймання видань до обмінного фонду здійснюється за супровідними документами (акт і список, накладна, квитанція тощо). У разі їх 14 відсутності необхідні документи складаються самою бібліотекою. 8.2.7. Відбір та передача документів з обмінного фонду здійснюється на основі офіційного листа бібліотеки-замовника і письмового дозволу директора бібліотеки, яка передає документи, або представника керівництва ВНЗ. 8.2.8. Відбір документів з обмінних фондів для безкоштовної передачі іншим бібліотекам здійснюється безпосередньо працівниками цих бібліотек або працівниками бібліотеки-фондоутримувача згідно із замовленням за інформаційно-бібліографічними списками, картотеками, зведеними бібліографічними каталогами (базами даних) чи окремими заявками. 8.2.9.На документи, що передаються з обмінних фондів бібліотек, складається акт у двох примірниках, до якого додається список переданих документів в алфавітному порядку. ( Дод.№ ) Акти передачі затверджуються керівником бібліотеки або представником керівництва ВНЗ. Документи передаються представникові бібліотеки-одержувача на підставі офіційного доручення на їхнє отримання. Номер та дата видачі доручення вказується в акті. 8.2.10. Один примірник акту та списку передається бібліотеці-одержувачу і є приймальним документом; другий (разом із дорученням і списком) залишається у бібліотеці, що передала документи, і зберігається постійно. У разі відправлення документів поштою чи будь-яким видом транспорту документом, що підтверджує передачу, додатково до акту є поштова квитанція, реєстр, накладна. 8.2.11. Документи, отримані з обмінного фонду безоплатно, приймаються до бібліотеки комісією. Комісія оцінює документи, передані без ціни, і складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих документів згідно з пунктом 1.24 «Інструкції з обліку основних фондів і необоротних активів бюджетних установ.
Основні́ за́соби (ОЗ) - матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва чи поставки товарів, надання послуг, здачі в оренду іншим особам чи для виконання адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний термін корисного використання (експлуатації) яких більше одного року, або одного оборотного періоду.
Бюдже́тна устано́ва - це організація, створена органом державної влади для здійснення управлінських, соціально-культурних, науково-технічних або інших функцій некомерційного характеру, діяльність якої фінансується з державного бюджету або за визначених обставин із позабюджетного фонду на основі кошторису доходів і витрат.
» від 17.07.2000 № 64. 8.2.10.Супровідні документи на видання, що надійшли до обмінного фонду,та акти на документи, що вибули, зберігаються в даному структурному підрозділі бібліотеки постійно. 9. Порядок списання документів з бібліотечного фонду 9.1. Списання документів з бібліотечного фонду оформляється актом про списання, фіксується в Книзі сумарного обліку (ч.II) та у формах індивідуального обліку фонду. 9.2.Списання документів з фонду здійснюється з причин: а) не придатні для подальшого використання; б) морально або науково застарілі; в) фізично зношені; г) пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані); 15 д) документи тимчасового зберігання; є) дефектні; є) непрофільні, надлишково дублетні (вище від запланованої кількості); ж) втрата користувачем або абонентом міжбібліотечного абонемента; з) зниклі з відкритого доступу до бібліотечного фонду;
Відкритий доступ - це безкоштовний, швидкий, постійний, повнотекстовий доступ в режимі реального часу до наукових та навчальних матеріалів, що реалізовується для будь-якого користувача у глобальній інформаційній мережі, здійснюваний переважно до рецензованих науково-дослідних журналів.
и) недостача, виявлена під час передачі або планової перевірки фонду. Вилучення документів за ідеологічними чи політичними ознаками забороняється. На кожну причину списання складається окремий акт за певною формою ( додатки ). До Акту додається список документів, що вилучаються. Допускається заміна списку книжковими формулярами як для документів взятих на баланс, так і для тих, що не взяті на бухгалтерський облік. Примітки: морально та науково застарілими за змістом вважаються документи, що втратили свою актуальність, наукову і виробничу цінність. До списання цієї літератури залучаються науковці та фахіці відповідного профілю з ВНЗ; вилучення періодичних видань здійснюється у відповідності до терміну їхнього зберігання, визначеного бібліотекою; втрати користувачем чи абонентом міжбібліотечного абонемента затверджуються на підставі відповідних документів, що підтверджують втрату (протокол, акт, довідка з адресного бюро та інше); псування внаслідок стихійного лиха або лиха техногенного характеру затверджуються на підставі відповідних документів, що підтверджують втрату (акт, протокол, висновок комісії чи групи відповідальних осіб та ін.); у випадку виявлення розкрадань документів необхідно отримати висновок уповноважених органів. 9.3.Вилучення аудіовізуальних документів, електронних документів і мікроформ оформляється актом із зазначенням обгрунтуваних причин (п.9.1 та 9.4) необхідності виключення їх із фонду бібліотеки. До акту можна включати аудіовізуальні документи різного виду, але ті, що списуються за однією причиною. Для контролю над процесами розмагнічування записів оформлюється акт або робиться запис у відповідному журналі. 9.4. Списання електронних документів здійснюється з причин: неможливість підтримувати документ в актуальному стані (з технічних причин); перенесення інформації на інший носій; фізичне зношення або пошкодження носія документа; закінчення терміну ліцензійної угоди; фрагменти видань при отриманні більш повної версії; застарілі звіти баз даних; 16 дефектні примірники; дані, що втрачені внаслідок вірусної чи хакерської атаки. 9.5. Мікроформи, непридатні для використання, та ті, що не підлягають реставрації, списуються за причинами неякісного фотографічного зображення,дефектів мікроплівки, механічних пошкоджень (розриви, обломи тощо). 9.6.
Ліце́нзія (лат. licentia - дозвіл) - у загальному значенні - це документ, що демонструє певний дозвіл. Документ державного зразка, що засвідчує право ліцензіата на провадження зазначеного в ньому виду господарської діяльності протягом визначеного строку за умови виконання ліцензійних умов.
Хакерська атака (кібератака) - спроба реалізації загрози. Тобто, це дії кібер-зловмисників (хакерів) або шкідливих програм, які спрямовані на захоплення інформаційних даних віддаленого комп'ютера, отримання повного контролю над ресурсами комп'ютера або на виведення системи з ладу.
Фотогра́фія, фото, також світли́на та світло́пис (від грецького φώς (φωτός) - світло та γράφω - пишу) - сукупність різноманітних науково-технічних засобів і технологій, які мають на меті реєстрацію одиничних довготривалих зображень об'єктів за допомогою світла.
Акти на списання документів тимчасового зберігання оформляються сумарно і фіксуються у другій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду. 9.7. Документи, що вилучаються як непрофільні та позапланово дублетні, можуть бути безоплатно передані за актом в порядку книгообміну в інші бібліотеки через обмінні фонди, в бібліотеки-депозитарії, або безпосередньо з бібліотеки-фондоутримувача до бібліотеки-отримувача відповідно до нормативних документів. 9.8. Списання документів, втрачених користувачами, здійснюється шляхом заміни документів або їх грошовим еквівалентом. 9.8.1.В разі неповернення чи псування бібліотечних кних читач зобовязаний повернути до бібліотеки такі ж книги чи замінити їх іншими, визнаними бібліотекою рівноцінними, або відшкодувати ринкову вартість втраченого видання.Суми відшкодувань визначаються з урахуванням ринкової вартості загубленого документа. 9.8.2. При заміні загублених книг користувач робить запис у «Зошиті обліку документів, прийнятих від користувачів замість загублених». Правильність запису підтверджує підпис читача та бібліотеекаря, який прийняв книги. Зошит обовязково містить у собі графу Кількість примірників, що залишились в бібліотеці. 9.8.3.На підставі зроблених у зошиті записів складаються акти на вибуття та надходження документів, які реєструються у відповідних частинах «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду». Прийняті документи беруться на індивідуальний облік. 9.8.4. Кошти, отримані від користувачів на заміну загублених документів, приймаються за прибутковими ордерами і користувачу видається квитанція або касовий чек. 9.8.5. При підтвердженні неможливості стягнення з користувача заборгованості зафіксовані у паперовому або електронному читацькому формулярі (нагадування про необхідність повернення документів у вигляді поштового відправлення з повідомленням, телефонні дзвінки не менше 5 за рік), а також довідки з адресного бюро, загсу про вибуття адресату або його смерть, відмова нотаріальної контори на позив про стягнення вартості втраченого документу за виконавчим листом), неповернуті документи списуються. Вищезгадані матеріали додаються до відповідного акту. 17 Або: При неможливості відшкодування читацької заборгованості, зафіксованої в паперовому чи електронному читацькому формулярі (підтверджується відповідними відмітками про поштові відправлення та телефонні дзвінки, довідками з адресного бюро про вибуття чи із загсу про смерть адресату, відмова нотаріальної контори на позив про стягнення вартості втраченого документу за виконавчим листом), неповернуті документи списуються. Вищезгадані матеріали додаються до відповідного акту. 9.9. Акт про вибуття документів готуюється працівниками відповідних підрозділів-фондоутримувачів і розглядається членами комісії з питань збереження фондів, що створюється щорічно і затверджується керівництвом ВНЗ. До складу комісії включаються бухгалтер, особи, що відповідають за збереження фондів, та представники підрозділів-фондоутримувачів. Акти на вибуття мають бути підписані не менше ніж трьома особами і затверджуються керівництвом ВНЗ при наявності документів, що підтверджують причину списання. Примітка: можлива єдина комісія по роботі з фондом. 9.10.Списані з балансу бібліотеки документи вилучаються шляхом їх продажу, безоплатної передачі чи ліквідації відповідно до чинного законодавства. 9.11.Ліквідація списаних документів здійснюється шляхом здачі до пунктів приймання вторинної сировини. У разі відсутності таких пунктів або економічної недоцільності здачі макулатури бібліотеки самостійно проводять утилізацію в присутності комісії по списанню. 9.12.Списані з фондів документи, мікроформи на галогенідо-срібляній плівці (негатив, позитив) підлягають здачі до служб вторчормету у відповідності з нормативно-правовими актами.
Нормати́вно-правови́й а́кт - офіційний письмовий документ, прийнятий уповноваженими фізичними особами у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних джерел права що містить норми права, має неперсоніфікований характер і розрахований на неодноразове застосування.
Квитанції додаються до актів. 9.13.Кошти, отримані від продажу документів або здачі їх до пунктів приймання вторинної сировини, надходять на рахунок бібліотеки і використовуються відповідно до нормативних актів. 9.14.Списання документів проводиться за первісною або за відновлювальною вартістю (у разі проведення індексації або переоцінки фонду). 9.15.При оцінці вартості втрачених рідкісних, цінних документів можливе залучення експертів, порівняння з цінами книжкових аукціонів і ярмарок. Спірні питання розглядаються керівництвом ВНЗ та бухгалтерією. 9.16.Рішення комісії про оцінку видань і інших матеріалів оформлюються актом, який є основним документом, що засвідчує їхню вартість. 9.17. Документи, що вибули, виключаються з усіх облікових форм, в яких робиться відповідний запис про їх вилучення. 9.18. Дані про документи, що вибули з фондів, реєструються у відповідних графах другої частини “Книги сумарного обліку бібліотечного фонду”. 18 10. Перевірка бібліотечного фонду 10.1. Кожна бібліотека повинна здійснювати планові (повні та вибіркові) перевірки (переобліки) наявного фонду документів у відповідності з перспективним планом. 10.2. Планові перевірки бібліотечного фонду здійснюються у такі терміни: найбільш цінні фонди, що зберігаються у сейфах чи закритих шафах, а також фонди відкритого доступу – щорічно; рідкісні, цінні фонди (вибірково) – один раз у 5 років; фонди обсягом до 50 тис. облікових одиниць – один раз у 5 років; фонди обсягом від 50 до 100 тис. облікових одиниць - один раз у 7 років; фонди обсягом від 100 до 200 тис. облікових одиниць - поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 10 років; фонди обсягом від 200 тис. до 600 тисяч облікових одиниць -поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 15 років; фонди обсягом від 600 тисяч облікових одиниць до 1 млн. облікових одиниць - поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду - протягом 20 років; фонди обсягом понад 1 млн. облікових одиниць - поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду протягом 25 років. 10.3. Проведення перевірки є обовязковим, і вона зараховується як планова: при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передачі бібліотеки); при встановленні фактів крадіжок, зловживань або псування облікової документації (на день установлення таких фактів); за фактами стихійного чи техногенного лиха (пожежі, повені, землетруси та ін.) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха; згідно з розпорядженням судових та слідчих органів.. 10.4. При значних втратах бібліотечного фонду та неможливості установит реальні розміри заподіяної шкоди, допускається переінвентаризація, що передбачає надання всім документам нових інвентарних номерів, ведення нової облікової документації з подальшим фіксуванням цих змін у довідково-бібліографічному апараті бібліотеки (каталоги, картотеки, електронний каталог, каталог он-лайн тощо). 10.4.1.
Електро́нний катало́г (скор.: е-каталог, англ. e-catalog) - каталог на електронному носії, який подає переважно зміст паперового каталогу та містить інформацію про продукти й послуги для клієнтів або ділових партнерів.
Дозвіл на переінвентаризацію дає керівник ВНЗ. 10.4.2. Методика проведення перевірки фондів регламентується інструктивно-методичною і технологічною документацією, розробленою бібліотекою. Перевірці (переобліку) підлягають усі документи, яким присвоєно інвентарні номери. 10.5. Недостача документів, виявлена при перевірці (коли конкретні винуватці не встановлені), списуються з балансу згідно з діючим законодавством. 19 10.6. Перевірка (переоблік) проводиться на підставі наказу керівництва ВНЗ. Цим наказом також призначається комісія, до складу якої обовязково входить представник бухгалтерії. 10.7. Відповідальність за організацію перевірки (переобліку), правильне та своєчасне її проведення несе директор бібліотеки. (чи його заступник),. який очолює комісію. 10.8. Перевірка (переоблік) завершується складанням акта у двох примірниках з пояснювальною запискою (висновки комісії про перевірку). 10.9.
Пояснювальна записка - документ, в якому: офіційна (юридична) доповідь про певні дії в певний проміжок часу (на яку може даватись позитивна або негативна оцінка, якщо пояснювальна залишилась без відповіді - це адміністративне порушення керівництва); міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо). Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора). Пояснювальна записка до законопроекту - документ, який подається разом з законопроектом його автором до парламенту і містить (в Україні): обґрунтування необхідності прийняття законопроекту, цілей, завдань і основних його положень та місця в системі законодавства; обґрунтування очікуваних соціально-економічних, правових та інших наслідків застосування закону після його прийняття; інші відомості, необхідні для розгляду законопроекту.
Акт підписується всіма членами комісії і передається на затвердження керівництву ВНЗ. Один примірник акту із списком відсутніх документів зберігається у бібліотеці (відповідно до цієї Інструкції), другий – передається до бухгалтерії. 11. Діловодство з питань організації обліку бібліотечного фонду 11.1. Основна документація, за якою здійснюється облік бібліотечного фонду, підлягає збереженню як документ суворої звітності. 11.Облікові документи можуть мати друковану форму і одночасно бути оформлені в електронному вигляді (чи перенесені на мікроносії).. Кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. . 11.3.Зміни, що вносяться до облікових документів (внаслідок помилок, зміни інвентарних номерів, переписування реєстраційних карток тошо), здійснюються з дозволу керівництва ВНЗ і документально оформлюються (наказом, розпорядженням, службовою запискою та ін.). 11.4. Для певних категорій документів, що забезпечують облік і збереження фондів, встановлюються такі терміни збереження (див. таблицю). 20 Перелік облікових документів із зазначенням термінів їх зберігання: № пп Категорії документів (у т.ч. на електронних носіях) електронних носіях.у т. ч. на електронних носіях. у т. ч. на електронних носіях.у т. ч. на електронних носіях. у т. ч. на електронних носіях.у т. ч. на електронних носіях. Терміни зберігання 1 2 3 1. Книги інвентарного та сумарного обліку бібліотечного фонду Постійно, до ліквідації бібліотеки 2. Аркуші актів. Обліковий каталог. Описи інвентарних номерів Постійно, до ліквідації бібліотеки 3. Супровідні документи (накладні, описи, рахунки, списки на нові надходження) 3 роки після перевірки фонду 4. Акти на документи, отримані без супровідного документа 3 роки 5. Заяви, доповідні записки про отримання документів у дарунок 5 років 6. Акти про закупівлю документів у приватних осіб Постійно, до ліквідації бібліотеки 7. Зошити обліку документів, прийнятих від користувачів замість загублених 3 років 8. Акти на списання (вилучення) документів, акти перевірки бібліотечних фондів, картки облікового каталогу на документи, що вибули До ліквідації бібліотеки термін зберігання обчислюється з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством рішення про термін зберігання цих документів бібліотека приймає самостійно. 11.5.Після закінчення термінів зберігання облікові документи підлягають знищенню в установленому порядку. 12. Відповідальність працівників бібліотек за організацію обліку і збереження бібліотечного фонду 12.1. Відповідальніть за правильність організації обліку, виконання вимог до нього, а також збереження бібліотечного фонду несе адміністрація бібліотеки і працівники, які мають до них доступ у відповідності з посадовими інструкціями. 12.2.
Посадо́ва інстру́кція - документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція - це обов'язковий кадровий документ.
У посадовій інструкції працівника передбачаються обовязки по забезпеченню збереження бібліотечного фонду, виконанню вимог діючого законодавства до організації збереження і веденню обліку бібліотечних фондів. 12.3. Працівники бібліотеки, що винні у заподіянні шкоди бібліотечним фондам, несуть відповідальність у встановленому діючим законодавством порядку в разі доведення їх вини органами судової влади.


Скачати 417.84 Kb.