Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Головна сторінка



Конспект лекцій для студентів спеціальності 140101 денної та заочної форм навчання

Конспект лекцій для студентів спеціальності 140101 денної та заочної форм навчання




Сторінка5/9
Дата конвертації25.03.2017
Розмір1.96 Mb.
ТипКонспект
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Таблиця 4 - Наявність модулів для ресторанного господарства в АСУ готелів


Система

Модулі для підприємства харчування

Fidelio Front Office

"Система складського обліку"

Lodging Touch Libica

-

Centium PMS

"Конференції та банкети"

Едельвейс (Росія)

"Банкет"

UCS Shelter

"Ресторан (R-Keeper)"

Hotel - 2000 (Росія-Кіпр)

"Restaurant-2000", "Stock-2000"

Готель "Hotel" (Росія)

"Бари-Ресторани"

Російський готель (Росія)

"Ресторан"

Синимекс: Готель

-

KEI-Hotel

-

АБІ-Готельний комплекс

"Ресторан", "Склад", "Бар"

Navison

"Management of Restaurant"

Наведений аналіз показує, що галузь впровадження інформаційних технологій і автоматизації управління готелями та ресторанами Україна відстає від провідних розвинених країн світу.

Розвинені країни - країни з найбільшим розвитком економіки, в яких домінує третинний і четвертинний сектори. Цей рівень економічного розвитку зазвичай характеризується високим прибутком на душу населення і максимальним індексом розвитку людського потенціалу (ІРЛП).

У той же час є великі перспективи розвитку в цьому напрямку, тому що на українському ринку є понад десять високоякісних сучасних систем автоматизації управління готелями та ресторанами, причому деякі з них - це не адаптація зарубіжних систем, а оригінальні розробки українських компаній і тому найбільш пристосовані до умов України. Впровадження таких систем істотно підвищить конкурентоспроможність українських готелів і ресторанів.
2.2. Автоматизація управління діяльністю готелю
Можливості автоматизації обслуговування придбали комплексний характер і охоплюють усі процеси функціонування готелю і взаємин з гостями. Донедавна українська готельна індустрія знаходилася в ізоляції від світових тенденцій розвитку і сьогодні переживає етап масштабної переорієнтації з паперово-ручного методу роботи на застосування автоматизованих IT управління готелем. Для більшості готелів України (60 %), впровадження автоматизованих інформаційних технологій (АІТ) управління є необхідним і вже стало реальним фактом, вкрай важливим для успішного розвитку бізнесу. Як в усьому світі, так і в Україні, використання сучасних АІТ стає засобом конкурентної боротьби готелів. Найвідомішою Корпорацією що пропонує комплексні програмні засоби автоматизації підприємств є: Корпорація ПАРУС. Ця компанія пропонує свій програмний продукт і сервісне обслуговування. «Корпорація ПАРУС» - один з найбільших гравців на українському ринку високих технологій [61].

Більш дев'ятнадцяти років Корпорація ПАРУС утримує лідируючі позиції на ринку інформаційних технологій. Володіючи хорошою репутацією, завидним досвідом роботи, потужними трудовими ресурсами, стабільним фінансовим становищем і явно простежується динамікою розвитку, компанія завжди виступає в ролі надійної фірми-партнера, здатної вирішити не тільки задачі автоматизації управління підприємством, але й надалі оперативно здійснювати супровід своїх програмних продуктів.

Висо́кі техноло́гії (англ. high technology, high tech, hi-tech) - найновіші і найпрогресивніші технології сучасності. До високих технологій належать найбільш наукомісткі галузі промисловості.

Трудові́ ресу́рси (або також трудові резерви) - поняття «марксистсько-ленінської» (комуністичної, сталінської або так званої «лагерної») політичної економії.

Розглянемо систему для автоматизації бізнес-процесів обслуговування клієнтів підприємствами готельного типу - "Парус-Готельне господарство".

"Парус-Готельне господарство" надає користувачам наступні можливості при автоматизації бізнес-процесів готелей:



  • автоматизація рецепції;

  • управління номерним фондом;

  • автоматизація бронювання;

  • автоматизація реєстрації поселення і виїзду клієнтів;

  • формування вартості наданих послуг;

  • розрахунки з клієнтами.

Функціонал системи дозволяє вести по підприємству актуальну базу даних, яка надає інформацію про:

  • номерному фонді з переліком послуг, які можуть надаватися клієнтам;

  • переліку майна номерів;

  • реєстрації карток клієнтів з усією необхідною інформацією про них;

  • веденні картотеки номерів з відображенням вільних / зайнятих / заброньованих номерів / місць;

  • надання даних про категорії, вік, стать проживають в номерах;

  • відображення переліку послуг, наданих клієнтам;

  • ведення обліку звернень клієнтів за будь-яких питань;

  • контроль виконання виникаючих питань;

  • реєстрація переліку операцій з номерами / місцями;

  • ведення картотеки надання погодинних послуг (сауна,масажний кабінет тощо);

  • ведення журналу телефонних розмов клієнтів.

Програмний комплекс "Парус-Готельне господарство" має можливість готувати у друкованому вигляді такі документи:

  • візитні картки для мешканців (форма № 3-Г);

  • рахунок на оплату послуг (форма № 4-Г);

  • реєстраційна картка клієнта (форма № 2-Г);

  • анкета проживаючого (форма № 1-Г);

  • касовий або фіскальний чек.

Програмний комплекс "Парус-Готельне господарство" також надає можливість роздруковувати та аналізувати такі звіти:

  • журнал обліку проживаючих (форма № 5-Г);

  • касовий звіт (форма № 8-Г);

  • звіт за довільний період про оплату послуг з підсумками;

  • звіт за довільний період про оплату за проживання;

  • звіт за довільний період про оплату додатково наданих послуг;

  • відомість руху номерів у готелі (форма № 9-Г);

  • звіт про надані послуги за довільний період в розрізі послуг.

Система може надавати інформацію про наявність вільних, зайнятих і заброньованих місць в готелі по мережі Internet. Для реєстрації точної інформації про телефонні переговори клієнтів програмний комплекс "Парус-Готельне господарство" може працювати спільно з білінговими системами реєстрації дзвінків, зокрема, із системою Dial Audit.

Якщо система використовується спільно з модулем "Парус-Бухгалтерія", можуть реєструватися всі операції відповідно до норм бухгалтерського та податкового обліку і друкуватися всі стандартні бухгалтерські та податкові звіти.

Систему "Парус-Готельне господарство" сьогодні використовують такі готелі, як "Дружба","Борисфен" (м.Київ) і готельний комплекс "Кичкине" (м.Ялта).

"Парус-Готельне господарство" - автоматизована система управління для готелів, дозволяє вирішувати наступні облікові й управлінські завдання [61]:



  • ведення структури готельного комплексу;

  • характеристика номерів, тарифи, фото номерного фонду;

  • бронювання, поселення, додаткові послуги, розрахунок будь-якою формою оплати (нал., безнал.) через фіск. реєстратор або через платіжні документи;

  • відстеження повторного приїзду;

  • оперативне управління (скарги, ремонти, прибирання, простий номерів);

  • поселення іноземців, валютний облік;

  • гнучкі зміни (розрахунковий час, гнучка система оплати, знижки, спец. тарифи);

  • облік майна в номерах;

  • інтеграція з білінговими телефонними системами;

  • погодинне планування - сауни, масажні кабінети, спортзали;

  • вся затверджена та специфічна звітність.

Загальними особливостями ІТ-готелів є автоматизація процесів планування, обліку і управління основних напрямків діяльності готелю [48].

Тому загалом їх можна розглядати як інтегровану сукупність таких основних підсистем: управління фінансами, управління матеріальними потоками, управління обслуговуванням, управління якістю, управління персоналом, управління збутом, аналіз фінансів, собівартості, оборотних коштів, управління маркетингом тощо.

Обіговий капіта́л (current capital) - частина виробничого капіталу, яка переносить свою вартість на знову створений продукт повністю і повертається до виробника в грошовій формі після кожного кругообігу капіталу.

Управлі́ння персона́лом (менеджмент персоналу) - систематично-організаційний процес відтворювання і ефективного використання персоналу.

Управлі́ння я́кістю - скоординована діяльність, яка полягає у спрямуванні та контролюванні організації щодо якості.

Наведена послідовність функціональних підсистем не претендує на повноту і відбиває основні напрямки діяльності сучасних готелів.

Управління фінансами включає чотири функціональних підсистеми:

- фінансове планування діяльності готелю;

Фіна́нсове планува́ння - це один з елементів діяльності, пов'язаної з управлінням фінансами, складова частина всього народногосподарського планування.

- контроль над фінансовими процесами;

- реалізація фінансових процесів;

- фінансовий контроль діяльності.

Фінансове планування діяльності готелю передбачає складання фінансового плану за двома методами: «знизу вгору» і «згори донизу». При використанні методу «знизу вгору», відповідні частини фінансового плану формуються в низових підрозділах (модулях), після чого система здійснює їхнє агрегування. А при використанні протилежного методу основні показники кошторисів визначаються на верхньому рівні ієрархії готельного підприємства, після чого відбувається їхня деталізація на нижніх рівнях. Усі фінансові плани і бюджети базуються на основі рахунків головної книги і заздалегідь описані в системі управлінської структури.

Фінансовий контроль діяльності. Функціональність фінансових підсистем пропонує можливість організації бюджетного контролю і управління рухом грошових коштів.

Гро́ші - особливий товар, що є загальною еквівалентною формою вартості інших товарів та послуг. Гроші виконують функції мірила вартості та засобу обігу. Крім того, вони є засобами нагромадження та платежу.

Він грунтується на єдиній базі формування бюджетів та інтеграції фінансових операцій, рахунках головної книги та аналітичних об'єктах управлінського обліку. Прогнозні дані, розбиті за пе-ріодами, можуть оперативно порівнюватися з поточними результатами на рахунках головної книги. Є можливість також порівнювати плановані і фактичні результати по відповідних етапах витрат/доходів для центрів фінансової відповідальності. Підсистема фінансового плану разом з підсистемою управління розподілом витрат дозволяють оцінити схожість результатів планової і фактичної собівартості продукції, що випускається; здійснити наступний аналіз відхилень на основі об'єктивних даних, сформувати думку про рентабельність продукції, що випускається, та асортименту, управління рухом грошових коштів тощо.

Контроль над процесами. Повсякденний облік операцій на рахунках головної книги припускає дві операції: нерознесену операцію (документ) і рознесену операцію (документ).

Стандартними модулями підсистеми управління фінансами, які реалізують функції, є головна книга (фінансовий облік), рахунку до одержання, багатовалютність основних коштів, кон-солідація.

Управлінський облік основного призначення, система фінансових планів і бюджетів, управління рухом грошових коштів, розподіл витрат, облік витрат, калькуляція собівартості, фінансові звіти.

В управління обслуговуванням входять [48]:

1. Підготовка до поселення. Формування номерного фонду з урахуванням реквізитів кожного номера, контроль за станом номера, історія зміни реквізитів номера, розмежування прав доступу користувачів до редагування і перегляду документів, архівів і довідників, протоколювання змін документів системи.

Право доступу (англ. access right) - дозвіл або заборона здійснення певного типу доступу до інформаційної системи.

2. Управління поселенням: аналіз номерного фонду на певний період, бронювання номерів, реєстрація гостей, поселення гостей. Перегляд карти розміщення.

3. Облік наданих послуг: настроювання довільних програм розрахунку тарифів на послуги, типова специфікація послуг, історія цін на послуги, кількісний облік наданих послугу розрізі матеріально відповідальних осіб, автоматичне формування рахунків до одержання та актів виконаних робіт, автоматичний облік телефонних переговорів.

4. Облік взаєморозрахунків з контрагентами: оперативний контроль взаєморозрахунків, аналіз документів, формування вимоги на погашення дебіторської заборгованості.

Дебіторська заборгованість, рахунки до одержання (Accounts Receivable) - суми, які нараховуються підприємству від покупців за товари або послуги, продані в кредит. В балансі підприємства записуються як активи.

Модуль «Управління додатковими послугами» управляє всіма додатковими послугами, що пропонує готель.

Модуль «Управління запасами» включає облік запасів по партіях і довільних характеристиках (атрибутах), оцінку запасів за методом середніх цін, FIFO, LIFO, обліковими цінами, цінами останніх закупівель, інвентаризацію і переоцінку запасів тощо.

Підмодуль «штрих-коди». Деякі українські готелі пропонують для впровадження модуль »штрих-коди», що зменшує витрати і збільшує оборот, дозволяє ефективно відслідковувати, що надійшло на склад і що відправлено на надання послуг, скільки товару залишилося на складі, а також дає можливість прогнозувати товаропотоки.

У даній системі основний акцент робиться на підтримці необхідної для надання послуг кількості матеріалів і комплектуючих. Велику важливість має використання інформації про постачальників, споживачів і процеси надання послуг для управління матеріалопотоками. Поточний стан запасів відбивається у відповідних таблицях бази даних із вказівкою щодо необхідних характеристик облікових одиниць. За допомогою використання штрих-кодів разом із сучасними автоматизованими IT управління запасами стає більш ефективним, і кожний, хто відповідає за управління запасами, може в реальному часі побачити стан і рух матеріалопотоків у готелі, а також здійснити необхідні у даній ситуації дії.

Інший аспект впровадження в управління обслуговуванням - це модуль електронних замків, що автоматично підтримує безпеку, престижність і зручність номера, регулювання освітлення, тепла тощо.

Сталою тенденцією останніх років розвитку міжнародної готельної індустрії стало активне використання готельних систем оптимізації прибутку (систем управління тарифами). Підприємства, що активно застосовують такі системи, одержують істотну конкурентну перевагу і досягають помітного збільшення доходів. Ця система працює в реальному часі, аналізує отриману від системи управління готелем інформацію (тенденції бронювання, сезонні коливання, динаміку попередніх днів тощо) враховує специфіку сегментів ринку і проведені зміни у ціноутворенні, управлінні тарифами і встановленні правил бронювання. Рекомендації стосуються як стратегії комерційної політики готелю в середній і довгостроковій перспективі, так і щоденних дій відділів бронювання, продажів і розміщення готелів. Модуль дозволяє проводити оцінку кожної заявки на розміщення груп і приватних гостей з метою визначення оптимальних умов, вимог і обмежень для даного бронювання. При експлуатації модуль оптимізації прибутку дозволяє збільшити доходи готельного комплексу на 4-8%. Він показує ключові параметри діяльності готелю для різних керівників, у тому числі, для головного менеджера:

- загальна тенденція бізнесу готелю;

- віддача від проведених заходів;

- напрямок сконцентрованих зусиль для підвищення прибутковості;

- цінова політика.

Модуль оптимізації прибутку складається з таких підмодулів: «Управління доходами», «Ціноутворення», «Прогнозування».

Будь-яка автоматизована «IT» набудовується на різні технології роботи готелів і дозволяє враховувати самі прискіпливі вимоги. Разом з тим, системи приносять у готель світову практику управління і контролю. Результатом впровадження будь-якої автоматизованої IT управління в готелі є підвищення ефективності роботи, високий рівень сервісу для гостей і суворий фінансовий контроль. Модульність та інтеграція IT дозволяє нарощувати їхню функціональність зі зміною потреб готельного комплексу.

Комплексний взаємозв'язок програмних модулів підвищує якість взаємодії готельних служб і відділів і рятує від необхідності подвійного введення інформації.

Системи управління продажами готелю. Це сучасний підхід до управління відділом продажів і вирішення завдань з організації і проведення заходів у готелі, що ефективно управляє діяль-ністю комерційного відділу готелю, здійснює групові продажі, аналізує прибутковість заявок, що надходять, формує цінову політику, складає контракти і контролює їхнє виконання, здійснює бронювання, продаж і оренду конференц-приміщень, допомагає організовувати банкети і заходи. Вона сприяє збільшенню продажів при істотній економії ресурсів і часу. Створення пакета необхідних послуг для клієнтів при організації заходів різного характеру відбувається за лічені хвилини користувач має доступ до необмеженої кількості категорій імен, описів, опцій. А інвентарний модуль здійснює чіткий контроль за додатковими послугами та обладнанням та пропонує інформацію про наявність кожного виду обладнання в будь-який час і день. Автоматизовані IT управління готельним комплексом функціонують як в окремих готелях, так і в готельних ланцюгах. Перехресний продаж між готелями збільшує завантаження по групових продажах. Вони оснащені могутнім інструментарієм із збереження і управління всією кореспонденцією між відділом продажів готелю і клієнтами. Функціональний блок управління документацією зберігає та організує роботу з документами, відправленими клієнтами. Сучасні IT управління готельними комплексами працюють на базі операційної системи Windows NT і СУБД MS SQL Server. Вони мають «відкриту архітектуру», що надає системі великої гнучкості, легкості у використанні і великі можливості інтеграції з зовнішніми програмами. Сучасні АІТ працюють не тільки в локальній мережі го-телю, але і мають можливість підключення і роботи в глобальній мережі Інтернет.

Операці́йна систе́ма, скорочено ОС (англ. operating system, OS) - це базовий комплекс програм, що виконує управління апаратною складовою комп'ютера або віртуальної машини; забезпечує керування обчислювальним процесом і організовує взаємодію з користувачем.

Інтерне́т (від англ. Internet), міжмере́жжя - всесвітня система взаємосполучених комп'ютерних мереж, що базуються на комплекті Інтернет-протоколів. Інтернет також називають мережею мереж. Інтернет складається з мільйонів локальних і глобальних приватних, публічних, академічних, ділових і урядових мереж, пов'язаних між собою з використанням різноманітних дротових, оптичних і бездротових технологій.

Спеціальний модуль системи (ART, Automated Request Tools), (Автоматизовані Інструменти Бронювання) виконаний за принципом (ASP, application service provice provider) і функціонує на будь-якому комп'ютері, підключеному до мережі Інтернет. Модуль ART дозволяє клієнтам готелю самостійно в реальному режимі часу через Інтернет здійснювати бронювання номерів, конференц-приміщень і передавати заявки на проведення заходів. Модуль включає такі системи: «Обмін даних», «Конфігурація», «Клієнти», «Туристичні агентства», «Рахунок до одержання», «Продаж», «Управління тарифами», «Центральне бронювання». На сьогоднішній день практично кожен готель з ланцюгів «Sheraton», «Hyatt», «Inter-Continental», «Kempinski», «Best Western», «Ramada», «Choice International» та ін. мають виділений канал зв'язку з «GDS» (системи Amadeus, Galileo,Sabre, Worldspan). Такий зв'язок дає можливість об'єднати систему розподілу номерного фонду із системами управління готелів.

Переваги тут у тому, що це дозволяє не тільки в реальному режимі часу приймати заявки і передавати підтвердження бронювання, але і дає готелям можливість проводити гнучку маркетингову і цінову політику, досягаючи максимальної прибутковості від кожної отриманої заявки. Створювати високоефективну стратегію продажів номерного фонду, що базується на аналізі тенденцій і взаємодій на ринку, готель має можливість, контролюючи умови реалізації своїх номерів (мінімальний тариф і тривалість проживання гостя, обмеження на кількість продаваних номерів по типах, вимоги, гарантії заявок, передоплату тощо), приво-дячи їх у відповідність з кон'юнктурою ринків у тих або інших географічний регіонах. У такий спосіб готель одержує максимально можливу віддачу від кожного сегменту ринку.

Сегментува́ння ри́нку - розподіл потенційних споживачів на групи на основі відмінностей у їх потребах, характеристиках та поведінці. Застосування концепції ринкового сегментування дозволяє підприємству (фірмі) досягти максимальної результативності маркетингової діяльності шляхом використання своїх сильних сторін з урахуванням реальних умов на ринку.

Важливою перевагою для будь-якого готелю, представленою в міжнародних системах бронювання (GDS) і в Інтернеті, безперечно, є своєчасність, повнота і доступність переданої інформації.

Традиційного методу оцінки економічної ефективності від впровадження ЛІТ - підрахунку прибутку від капіталу, що інвестується, недостатньо. Для цього потрібна велика методика, здатна показати повну віддачу. А це кількісний і якісний ефект сервісу в готельній індустрії.

Ефективність досягається й у відділі збуту, про що свідчить підвищення продажів на 50% і зменшення вартості ліквідних угод на 15%.

Ефективність для виробничого відділу - це скорочення часу технологічного циклу на 20% або зниження товарних запасів на 5 %.

Ефективність і матеріальні вигоди від впровадження нового бухгалтерського модуля полягають скороченні термінів пересилання платіжних документів, прискоренні поточних розрахунків тощо.

Ефективність досягається задопомогою впровадження нового покоління АІТ готельних систем, що створюють своєрідну інтерактивну інформаційну базу по готелях ланцюга, інтег-ровану з електронними системами бронювання. Запит кінцевого клієнта щодо готельних послуг автоматично обробляється з урахуванням його індивідуальних переваг, дозволяючи миттєво скласти оптимальну пропозицію, і з великою ймовірністю забезпечення позитивної реакції клієнта і наступне здійснення бронювання.

Однією з проблем європейських готелів при високому завантаженні номерного фонду стало завдання реалізації попередньо заброньованих, але незадовго до прибуття гостя анульованих заявок. Для мінімізації можливих втрат, у таких ситуаціях готель змушений вдаватися до перебронювання номерного фонду, що може привести до складностей, якщо відсоток пере-бронювання розрахований неправильно. Уданому випадку на допомогу знов-таки приходять інформаційні технології, що дають можливість оперативно виставляти на продаж останні на-явні номери за цінами, що явно користуються попитом (функція Last Room Availability). Якщо раніше готелю було потрібно заздалегідь блокувати і передавати до сервера бронювання виз-начені «пули» номерів і нести ризик з їхніх недопродажів або перепродажів без можливості оперативного реагування на ситуацію, що змінюється, то сьогодні з використанням сучасних інформаційних засобів готель здатний на постійній основі підтримувати в серверах бронювання реальну картину стану свого номерного фонду, крім небезпеки його перепродажу. Найбільш повна інтеграція офісів бронювання готельних компаній з окремими готелями досягається при використанні спец-іалізованихосистем центрального бронювання (Central Reservations Systems). Вони дають найбільш широкі можливості пошуку, вибору і бронювання номерів у готелях мережі. Крім того, за допомогою систем центрального бронювання окремі готелі також одержують можливість здійснювати взаємне бронювання номерів у інших готелях мережі. Таким чином, досягається тісна взаємодія готелів одного з одним і з центральним офісом, відбувається об'єднання зусиль усіх готелів для залучення нових і утримання старих клієнтів усередині свого ланцюга.

Перевагою перед незалежними готелями є об'єднання інформаційних і управлінських ресурсів окремих готелів у єдиний інформаційний простір.

Інформаці́йний про́стір (англ. Information space) - сукупність результатів семантичної діяльності людства.

Збір і аналіз інформації тісно по-в'язані із системами центрального інформаційного забезпечення. Така система надає величезні можливості щодо збору та аналізу даних.

Аналіз даних - розділ математики, що займається розробкою методів обробки даних незалежно від їх природи.

Дані про заявки гостей, тарифи, за якими гості проживають, їхні переваги і побажання автоматично із системи управління одного готелю передаються до іншого готелю. Створюється єдина інформаційна база, що являє собою наймо-гутніший інструмент для аналізу ринку та ефективного маркетингу готельних послуг. Один раз заведена історія гостя може бути доступна менеджеру з будь-якого готелю ланцюга, а також на корпоративному рівні. Можна одержати статистику про кількість заїздів (незаїздів) і про загальний доход від проживання будь-якого гостя. Нове покоління систем дозволяє навіть зберігати електронні фотографії і зразки підписів своїх гостей.

Маркетинг у готельній індустрії набуває нового відтінку. Тепер це не лише пошук нових клієнтів, але і робота з людьми, що уже коли-небудь зупинялися в готелі. На сьогоднішн день практично кожен готельний ланцюг пропонує програму заохочення постійних клієнтів. А сучасні інформаційні засоби надають директорам з продажів і маркетингу готелів можливості для ефективного управління такими програмами.

Надання виняткового сервісу стає цілком реальним. Нові завдання, нові можливості інтеграції баз даних, інформаційний аналіз, двосторонній зв'язок з міжнародними системами бронювання і управління і є остаточною моделлю інформаційних готельних технологій.

Інформаційний технологічний прогрес випереджує очікування готелів у довгостроковій адекватності впроваджених АІТ систем. Якщо раніше готелі змінювали технологічне оснащення в середньому кожні 7-9 років, то сьогодні цикл скоротився до 3-5 років, і тенденція до скорочення цього терміну продовжується. Згідно з проведеним на Заході компанією Microsoft дослідженням, 60-70% усіх готелів протягом найближчих п'яти років закуплять нову систему управління готелем.

Дослі́дження, до́сліди - (широко розуміючи) пошук нових знань або систематичне розслідування з метою встановлення фактів; (вузько розуміючи) науковий метод (процес) вивчення чого-небудь.

Важливо відзначити, що сам як такий факт установки сучасної системи не означає безумовного отримання віддачі від здійснених витрат. Ефективність автоматизації обумовлюється цілим комплексом скоординованих заходів щодо перегляду сформованих методів і порядку роботи, перепідготовки персоналу готелю, розробки і перетворення інформаційно-технологічної стратегії підприємства. Цінність системи можна розглядати в двох розрізаху процесах, які система автоматизує, і даних, які акумулює система в ході своєї роботи.

Розглянемо значення і переваги кожного з них. Автоматизація процесів функціонування систем готелю дозволяє автоматизувати виконання щоденних завдань персоналу і керів-ництва готелю. При цьому досягається взаємозв'язок між різними службами готелю, що значною мірою підвищує ефективність і дозволяє позбутися помилок. Багато завдань, наприклад, прийом і розміщення великих груп гостей і застосування складних тарифних планів, стають легко здійсненними. Разом з цим керівництво одержує могутній інструмент контролю над станом готелю і фінансових потоків, а можливості зловживань персоналом готелю скорочуються до мінімуму. У цілому з використанням автоматизованих систем готель стає більш керованим. Керівництво готелю, одержуючи адекватні дані про стан справ на поточний момент і прогнози на майбутнє, має можливість приймати коректні і своєчасні рішення.

Крім функцій управління, системи пропонують додаткові можливості підвищення рівня сервісу для гостей. Гість стає центром уваги та одержує індивідуально-орієнтований сервіс. Система дозволяє враховувати різноманітні побажання і переваги гостей, а процес надання послуг робити безпроблемним для клієнта. Система зберігає дані по кожному гостю, що коли-небудь проживав у готелі, і при наступному його приїзді дозволить визначити правильний тариф, провести швидке поселення і випередити його побажання. Готель також одержує можливість вести централізований облік нарахувань і розрахунків з гостями.

Управління даними. В основі сучасних систем управління готелями лежать могутні бази даних, що дозволяють акумулювати і зберігати детальну інформацію з роботи готелю та його взаємин з кожним гостем. І якщо автоматизацію процесів функціонування готелю можна назвати обов'язковою умовою для успішної роботи готелю, то ефективне використання зібраних даних є ключовим чинником для досягнення готелем конкурентної переваги на ринку. Накопичені дані стають безцінним капіталом для готелю. Вони полегшують готелям прогнозування попиту на послуги і проведення більш ефективної маркетингової політики. Готель одержує можливість реалізовувати програми частого гостя і заохочувати своїх постійних клієнтів. Платіжна історія кожного клієнта готелю дозволяє правильно будувати кредитну політику. Без сумніву, комп'ютерні технології відкривають нові можливості в сфері управління і сервісу. Українські готелі усе більше усвідомлюють необхідність використання АІТ у своїй роботі.


2.3. Інформаційний центр у готелі
На сьогодні, за яскраво вираженої невизначеності, стохас-тичності зовнішнього середовища, необхідною властивістю готелю є його здатність до адаптації. Висока надійність і забезпечення стійкості - один з фундаментальних принципів його функціонування. З урахуванням конкретних умов для кожного готелю, необхідно розробляти і впроваджувати комплексні ав-томатизовані системи, що концентрують у собі сукупність організаційних, режимних, технічних та інших можливостей, спрямованих на досягнення достатнього рівня економічної ефективності і безпеки ведення бізнесу [48].

Стрімкий розвиток інформаційних технологій привів до того, що за останні кілька років у сервісному секторі економіки стали широко застосовуватися найрізноманітніші інформаційні технологічні рішення. Інформаційне управління пов'язане з бурхливим розвитком технологій, що забезпечують швидкі й ефективні методи передачі, обробки, збереження й одержання інформації. Автоматизація різних процесів досягається шляхом інтеграції різних інформаційних технологій, метою яких є підвищення ефективності і продуктивності роботи готельних службовців, і дає величезні потенційні можливості для підвищення ефективності управління готелем.

Службо́вець - найнятий працівник, який належить до соціальної групи, що включає всіх зайнятих за наймам нефізичною працею в різних сферах суспільної зайнятості: в промисловості (інженери, бухгалтери, секретарі тощо), в сфері послуг (охороні здоров'я, торгівлі), освіті та на військовій службі.

Істотним елементом, від якого, буде залежати надійне функціонування всієї операційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва, перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозволить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінансових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це надасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу.

Інформаційний центр - це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінку несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану [48].

Діяльність інформаційного центру спрямована на підвищення ефективності управління готелем і включає такі напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами, організація і впровадження інформаційних систем у різних службах і підрозділах готелю, робота маркетингового відділу шляхом збору та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо-рахунків клієнтів, обробка даних, інформації, формування необхідних форм звітів і передача даних.

Передача даних (обмін даними, цифрова передача, цифровий зв'язок) - фізичне перенесення даних цифрового (бітового) потоку у вигляді сигналів від точки до точки або від точки до множини точок засобами електрозв'язку каналом зв'язку; як правило, для подальшої обробки засобами обчислювальної техніки.

Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін.

Інформаційний потік - стабільний рух інформації, спрямований від джерела інформації до отримувача, визначений функціональними зв’язками між ними.

У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24-години.

Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

- обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

- ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

- забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;

- контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

- оперативне управління персоналом готелю;

- реєстрація і управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;

- обслуговування і супроводження сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;

Електро́нна по́шта (англ. e-mail, або email, скорочення від electronic mail) - популярний сервіс в інтернеті, що робить можливим обмін даними будь-якого змісту (текстові документи, аудіо-, відеофайли, архіви, програми).

- обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання;

- обслуговування і супроводження програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;

- виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

- розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;

- впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

- створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

- консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

- програмно-технічне обслуговування мережі;

- передання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу;

- контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.

Ви́трати води́ (стік) - кількість води, яка протікає за одиницю часу через поперечний переріз водотоку, наприклад, через живий переріз річки.

;

- управління та обслуговування дверної автоматики. Інформаційна система для автоматизації управління служб готелю будується в архітектурі «клієнт-сервер». На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готелю, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати і нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця вза модіють із БД через локальну мережу готелю.

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.
2.4. Інформаційні потоки в системі управління готелем
Інформаційні потоки формуються з набору модулів і ядра, що забезпечує їхню інтеграцію і розмежування повноважень співробітників готелю. Такий підхід дозволяє збирати автоматизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розширювати і замінювати функції без перекомпіляції інформаційної. Розглянемо основні інформаційні потоки в готелі [48].

1. Відділ портьє

Інформаційні потоки:

- інформація про майбутні заїзди і виїзди,

- наявність місць у готелі;

- дані про заїзди і виїзди;

- розміщення гостей і стан їхніх рахунків;

- інформація про користування послугами переселення з номера в номер;

- резервування (індивідуальне, службове);

- інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;

- інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;

- інформація про внесення депозитів;

- інформація про надані послуги і платежі по них;

- створення фоліо-рахунку клієнтів;

- інформація про всі платежі і послуги;

- архів рахунків;

- реєстрація і паспортно-візовий контроль.



2. Відділ бронювання

Інформаційні потоки:

- резервування (індивідуальне, групове,службове) за типом кімнат, скасування
резервування;

- інформація про внесення депозитів за бронь;

- аналіз поточного та очікуваного завантаження;

- перегляд історії клієнтів;



3. Бухгалтерія

Інформаційні потоки:

- рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;

- аналіз розрахунків з компаніями і турагентствами;

- виставлення рахунків до оплати;

- одержання звітів про фінансову діяльність готелю;



4. Відділ господарської служби готелю

Інформаційні потоки:

- управління службами сервісу готелю;

- контроль стану номерного фонду;

- інформація про санітарний стан номерів;

- управління службою покоївок;

- організація бюро знахідок;

- одержання звітів про роботу сервісних служб;

- ведення довідника номерів та індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;

- управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається);

- інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо).

5. Відділ фінансового директора

Інформаційні потоки:

- ведення довідників наданих послуг;

- визначення пакетів послуг;

- визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів;

- визначення тарифів і можливість їхнього зв'язку з тимчасовими періодами;

- визначення типів і категорій клієнтів;

- одержання поточних звітів, у тому числі по:

- оборотно-сальдовому балансу;

- оборотно-сальдовому балансу по фоліо;

- оборотах по операціях;

- книзі реєстрації фоліо з розшифровкою;

- оборотах по операціях з розшифровкою;

- список транзакцій за будь-який період;

- завантаженість номерного фонду за період;

- звіт по групах (організаціях); звіт по тарифах;

- зміна розцінок на ті або інші готельні послуги;

- управління пакетами послуг і їхніми тарифами;

- управління довідником типів номерів;

- одержання звітів усіх видів тощо.



6. Каса

Інформаційні потоки:

- розрахунок із клієнтами за надані послуги за проживання;

- повний розрахунок за послуги, надані гостеві за весь період проживання;

- розрахунок з гостями за додаткові послуги;

- прийом оплати за послуги, надані готелем не лише гостям.

Відділ портьє - це центральний модуль автоматизованої інформаційної системи, що акумулює дані про технічний стан номерів і їхній поточний статус, поточні розцінки на номери, поточне завантаження готелю. Також з його допомогою здійснюється резервування місць та реєстрація гостей, ведеться облік їхньої історії для визначення постійних клієнтів. Інформація з терміналів надходить до інформаційної системи, де вона обробляється. Таким чином, відділ портьє здійснює ведення особистого рахунка клієнта, у якому відображуються не лише витрати, здійснені ним у номері, але й плата за чищення одягу в хімчистці тощо. Облік телефонних дзвінків клієнтів в автоматичному режимі враховує їхню вартість і виставляє її в особистому рахунку клієнтів.

Відділ бронювання і резервування. За допомогою інформаційного модуля здійснюється автоматизація резервування і реєстрації гостей (індивідуальна, групова, службова) за типом кімнати, скасування резервування.

Бухгалтерія. Даний модуль використовується для автоматизації рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів, аналізу розрахунків з компаніями і турагентствами, виставляння рахунків до оплати, одержання звітів про фінансову діяльність готелю тощо.

За допомогою інформаційного модуля відділ господарської служби готелю здійснює управління службами сервісу готелю, управління службою покоївок, контроль стану номерного фонду, формуючи інформацію про стан номерів для модуля відділу портьє і резервування.

За допомогою інформаційного модуля відділ фінансового директора аналізує таку економічну інформацію: визначення пакетів послуг; визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів; визначення тарифів і можливість їхнього пов'язання з тимчасовими періодами; визначення типів і категорій гостей.

Каса здійснює розрахунки з клієнтами за надані послуги формуючи грошові потоки (розрахунок із клієнтами за надані послуги проживання, повний розрахунок за послуги, надані гостеві за весь період проживання; розрахунок з гостями за додаткові послуги) і направляючи їх на модуль відділу бухгалтерії.

Побудова і функціонування інформаційного відділу, грунтується на реалізації принципу системного підходу, що виявляється в першу чергу в інтеграції та чіткій взаємодії всіх еле-ментів операційної системи готелю.

Систе́мний підхі́д (англ. Systems thinking - системне мислення) - напрям методології досліджень, який полягає в дослідженні об'єкта як цілісної множини елементів в сукупності відношень і зв'язків між ними, тобто розгляд об'єкта як модель системи.

Даний принцип знаходить своє відображення в розробці і здійсненні єдиного технологічного процесу виробничої системи, у переході від створення ок-ремих видів відособлених процесів, до створення комплексних виробничо-обслуговуючих систем. Системний підхід відкриває нові можливості для скорочення тривалості та оптимізації виробничого циклу, підвищення продуктивності у всіх ланках операційної системи готелю.
2.5. Переваги впровадження в діяльність готелю систем автоматизації управлінської діяльності
Впровадження сучасних інформаційних технологій в систему управління готелем вимагає значних капіталовкладень. Оцінка економічної доцільності інвестицій - завдання дуже складне, особливо тому, що метою придбання нових технологій є не лише скорочення витрат на робочу силу, але і підвищення якості і розширення асортименту послуг, скорочення термінів підготовки нових послуг і підвищення гнучкості процесу обслуговування. Зважаючи на те, що деякі з цих переваг не спричиняють прямого скорочення витрат на робочу силу, виправдати їхній вибір буває дуже складно. Крім того, стрімкий розвиток нових технологій приводить до того, що придбане устаткування «старіє» протягом яких-небудь декількох місяців, що робить оцінку витрат і вигод ще більш складним завданням.

Розглянемо переваги впровадження в практику роботи готелю автоматизованої інформаційної системи з управління [48].

Маркетингові переваги. Зниження тривалості операційного циклу дозволяє готелю скоротити терміни надання послуг і забезпечує можливість швидко реагувати на зміни попиту. При чому збільшується кількість надаваних готелем послуг, поліпшується їхня якість. Однак увесь цей зиск складно точно оцінювати або прогнозувати, оскільки він дуже сильно залежать від дій конкурентів, що практично непередбачувані. Але, незважаючи на це, їх не слід ігнорувати, оскільки за своєю природою такі переваги є стратегічними і надзвичайно важливими для довгострокового успіху будь-якої компанії.

Інформаційна система готелю дозволяє у найкоротший термін виключити з асортименту послуги, що реалізуються погано, і замінити їх новими, отримати ефект за рахунок більш точного визначення того, які категорії гостей отримують конкретні послуги, у який час і як змінюються їхні смаки тощо.

Впровадження автоматизованої інформаційної системи дозволяє скоротити витрати на робочу силу приблизно на 30%, знижуючи потребу в ній, а, отже, й підвищити продуктивність праці. Тобто робочий час і витрати на оплату праці з надання послуг будуть менші від цих самих показників при використанні старого підходу.

В Україні найнижча продуктивність праці з усіх європейських країн.

У результаті використання і впровадження автоматизованої інформаційної системи значно знижуються витрати на технічне обслуговування і поточний ремонт, витрати енергії тощо, скорочуються поточні витрати у результаті більш раціонального використання номерного фонду готелю і збільшення ефективності обслуговування гостей.

Заробі́тна пла́та, скорочено зарплата (також заробітна платня, зарплатня) - винагорода, обчислена, зазвичай, у грошовому виразі, яку за трудовим договором власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Техні́чне обслуго́вування озброєння та військової техніки - полягає у перевірці його укомплектованості і справності (працездатності), чистці і митті, налагодженні і регулюванні, змащуванні і заправленні (дозаправленні) експлуатаційними матеріалами, усуванні несправностей і недоліків, заміні деталей з обмеженими термінами служби і зберігання, перевірці засобів вимірювання, технічному огляді вантажопідйомних машин і посудин, які працюють під тиском.

Ремонт - процес зміни, відновлення, покращення будь-чого, доведення об'єкта до початкових характеристик (не слід плутати з реставрацією).

Економічний ефект одержується також від надання послуг через Інтернет.

Таким чином, впровадження інформаційної системи відкриває нові можливості для ефективного вирішення основних завдань готельного бізнесу. Експлуатація системи дозволяє готелю реалізувати програми ресурсозбереження шляхом зниження експлуатаційних витрат на утримання систем зв'язку, зниження енергоспоживання і водоспоживання, уникнути пікових навантажень, збільшити продуктивність праці, поліпшити якість послуг, виконуваних робіт і підвищити кваліфікацію працівників готелю.

Отже, інформаційний центр в сучасних умовах стає невід'ємним елементом ефективної системи управління наданням послуггостям.



Питання для самоконтролю

1. У чому полягає важливість застосування інформаційних технологій в діяльності сучасних готелів?

2. Охарактеризуйте систему автоматизації управління готелем.

3. Визначте інформаційні потоки в системі управління.

4. Які функції у готелі виконує інформаційний центр?

Тест за темою:

1. Сучасні ІТ і автоматизовані системи управління готелями:

а) "В52 ® Готель", "Fіdelіo", Едельвейс, "ШТРИХ-М: Готель", Hotel 2000;

b) Парус-Підприемство, "Fіdelіo", Едельвейс, R-Keeper, Hotel 2000;

с) Парус-Підприемство, "Fіdelіo", Едельвейс, R-Keeper, 1С-Рарус.

2. Сучасні автоматизовані системи управління рестораном:

а) R-Keeper, 1С-Рарус."Fіdelіo", Едельвейс, "ШТРИХ-М: Готель";

b) Парус-Підприемство, 1С-Рарус., Едельвейс, R-Keeper, Hotel 2000;

с) R-Keeper, Z-Cash, 1С-Рарус, ALOHA POS, Астор, "В52 Ресторан".

3. "Парус-Готельне господарство" друкує такі документи:

а) візитні картки, рахунок на оплату послуг, реєстраційна картка клієнта;

b) звіт за довільний період про оплату за проживання, касовий звіт, реєстраційна картка клієнта, відомість руху номерів у готелі;

с) звіт за довільний період про оплату за проживання, касовий звіт, реєстраційна картка клієнта, відомість руху номерів у готелі, візитні картки;

4. "Парус-Готельне господарство" друкує такі звіти:

а) візитні картки, рахунок на оплату послуг, реєстраційна картка клієнта;

b) журнал обліку проживаючих , звіт за довільний період про оплату за проживання, касовий звіт, відомість руху номерів у готелі;

с) звіт за довільний період про оплату за проживання, касовий звіт, реєстраційна картка клієнта, відомість руху номерів у готелі, візитні картки.

5. Можливості при автоматизації бізнес-процесів готелей:

а) автоматизація рецепції, управління номерним фондом, автоматизація бронювання, поселення і виїзду клієнтів, розрахунки з клієнтами;

b) управління номерним фондом, автоматизація бронювання, розрахунки з клієнтами, формування вартості наданих послуг;

с) автоматизація бронювання, автоматизація реєстрації поселення і виїзду.

1   2   3   4   5   6   7   8   9



  • 2.2. Автоматизація управління діяльністю готелю
  • 2.3. Інформаційний центр у готелі
  • 2.4. Інформаційні потоки в системі управління готелем
  • 4. Відділ господарської служби готелю
  • 5. Відділ фінансового директора
  • 2.5. Переваги впровадження в діяльність готелю систем автоматизації управлінської діяльності
  • Питання для самоконтролю