Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Головна сторінка



Конспект лекцій для студентів спеціальності 181 «Харчові технології»

Конспект лекцій для студентів спеціальності 181 «Харчові технології»




Сторінка14/20
Дата конвертації28.05.2017
Розмір3.42 Mb.
ТипКонспект
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   20

Система керування базами даних MS Access.

Для взаємодії користувача з базою даних використовуються програмні комплекси – системи керування базами даних (СКБД).

Сучасні СКБД забезпечують:



  • набір засобів для підтримки таблиць і співвідношень між зв’язаними таблицями;

  • введення, модифікацію інформації, пошук і представлення інформації в текстовому або графічному вигляді;

  • засоби програмування, за допомогою яких ви можете створювати власні додатки.

Отже, для створення бази даних і роботи з нею крім комп’ютера потрібно мати відповідний програмний продукт – СКБД. Робота з базами даних має такі етапи:

  • створення структури бази даних;

  • введення даних;

  • редагування структури і даних;

  • пошук інформації в базі даних;

  • оформлення звітів.

В ACCESS база даних – це файл розширення назви якого .mdb (його можна не зазначати).

Файл MS ACCESS складається з окремих об’єктів, які використовуються для збереження і представлення інформації.



  1. Об’єкти бази даних.

До об’єктів баз даних належать:

  1. Таблиці – це набір даних по одній визначеній темі. Наприклад, дані про студентів, їх прізвища, адреси, телефони.

  2. Форми – використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у вказаному форматі. Можна використовувати кнопкову форму, для відкриття інших форм або звітів.

  3. Запити – вимоги на відбір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними. За допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, об’єднують, аналізують.

  4. Звіти – об'єкти бази даних Microsoft Access, призначені для відображення даних, організованих і відформатованих відповідно до вимог користувача. За допомогою звітів складаються комерційні відомості, списки телефонів або списки розсилки. Звіти використовуються для відображення інформації у друкованому вигляді.

  5. Макроси – містять одну або декілька макрокоманд, які використовуються для автоматичного виконання деяких операцій.

  6. Модулі – містять програми, на VISUAL BASIC. Дозволяють розширити можливості системи, якщо написати для цього необхідні програми.

  1. Створення бази даних.

Створення нової реляційної бази даних здійснюється згідно з її структурою, одержаною в результаті проектування.

При створенні БД важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури таблиць мають бути вказані обмеження на допустимі значення даних, а при створенні схеми даних на основі нормалізованих даних мають бути задані параметри підтримки цілісності зв'язків бази даних.

Завершується створення бази даних процедурою заповнення таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія заповнення взаємопов'язаних даних. Зручним інструментом в Access є форми введення-виведення. Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в декілька взаємопов'язаних таблиць.

У MS ACCESS використовується два способи створення бази даних:



  1. Створюється порожня база даних. Потім вручну створюється кожний об’єкт бази даних.

  2. Вибирається одна із стандартних баз MS ACCESS, усі об’єкти якої створюються одночасно. Цей спосіб прискорює створення бази даних. Майстри дозволяють повністю створювати одну з типових баз даних. Набір майстрів Access 2000 допомагає користувачеві виконати роботи без конструювання.

Створення бази даних першим способом:

  1. Вибрати команду ФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .

  2. У діалоговому вікні на вкладці ОБЩИЕ вибирається НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ.

  3. У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.

  4. Після відкриття вікна бази даних можна створити необхідні об’єкти.

Створення бази даних за допомогою майстра:

Обрати команду ФАЙЛ – СОЗДАТЬ... .



  1. У діалоговому вікні на вкладці БАЗА ДАННЫХ вибирається один із стандартних шаблонів, запропонованих MS ACCESS.

  2. У наступному вікні надається ім’я базі даних і вибирається папка для її збереження, а далі натиснути кнопку СОЗДАТЬ.

  3. Далі необхідно виконувати інструкції майстра.

Відкриття існуючої бази даних

  1. Вибрати меню ФАЙЛ – ОТКРЫТЬ.

  2. У вікні ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ вибрати папку, в якій міститься необхідна база даних.

  3. Двічі клацніть на значку потрібної бази даних.

Зауваження: відкрити одну із декількох баз даних, які відкривались раніше останніми, можна вибором необхідного імені бази у нижній частині меню ФАЙЛ. (Для відображення списку останніх файлів, з якими працювали, необхідно вибрати команду ПАРАМЕТРЫ в меню СЕРВИС, перейти на вкладку ОБЩИЕ, і встановити перемикач ПОМНИТЬ СПИСОК ФАЙЛОВ.).

  1. Головне вікно MS Access 2003 та 2007. Елементи головного вікна MS Access.

  • Рядок заголовка містить назву програми, назву відкритої бази даних, кнопки управління представленням вікна (мінімізоване до піктограми на панелі задач, нормальне, повно-екранне), кнопка закрити, кнопка системного меню.

  • Рядок меню розміщений під рядком заголовка, містить імена команд, які відкривають список команд, доступних з даного пункту меню. Кожне підменю відкривається, якщо виділити відповідну команду або натиснути одночасно комбінацію клавіш Alt і підкреслену в назві команди літеру. Наприклад, меню ФАЙЛ відкривається за допомогою комбінації клавіш Alt Ф. Перехід від одного елемента рядка меню до іншого здійснюється за допомогою клавіш керування курсором або клавіші ТАВ. Щоб відкрити вибране меню, потрібно натиснути клавішу Enter. Склад команд меню змінюється залежно від ситуації (тобто він контекстно залежний). Залежно від ситуації команди

можуть бути активними (написи контрастного кольору) або пасивними (написи світлого кольору).

  • Панелі інструментів містять кнопки, які є альтернативою для команд у рядку меню.

  • Рядок стану розташований у нижній частині екрана і призначений для розміщення повідомлень про поточний стан програми.

При створенні або відкритті файла бази даних у головному вікні програми MS ACCESS відкривається вікно бази даних, яке дозволяє користувачам створювати або використовувати будь-які об’єкти бази даних. Ім’я відкритої бази та її формат відображаються у рядку заголовка. У рядку нижче розміщені кнопки. Кнопка ОТКРЫТЬ використовується для роботи з існуючими об’єктами, кнопка КОНСТРУКТОР використовується для модифікації об’єктів, які створені раніше, кнопка СОЗДАТЬ для створення нових об’єктів.

У лівій частині вікна відображається список об’єктів бази даних. Для роботи з обраним об’єктом, необхідно вибрати відповідну вкладку. Роботу з програмою ACCESS розпочинають у вікні бази даних на вкладці ТАБЛИЦІ.



  1. Основні поняття про таблиці.

Таблиці містять всю інформацію бази даних. На основі таблиць створюють усі інші об’єкти форми, запити, звіти. БД в ACCESS може містити не більше ніж 32 768 таблиць, причому одночасно може бути відкрито 255 таблиць.

Таблиця має унікальне ім’я в БД. В кожній з таблиць міститься інформація про які-небудь об’єкти одного типу. Дані таблиць можна доповнювати, вилучати, редагувати, сортувати або фільтрувати за деякими критеріями. Кожна таблиця складається з рядків і стовпчиків, які називаються записами і полями відповідно.

Поля утворюють структуру таблиці. Для кожного поля необхідно визначити його ім’я, тип даних, які будуть у ньому міститися, а також залежно від типу даних задати властивості для кожного поля.

При виборі імен полів, необхідно враховувати такі правила:



  • ім’я містить не більше 64 знаків;

  • ім’я може включати будь-яку комбінацію букв, цифр, пробілів и спеціальних знаків за виключенням крапки (.), знаку оклику (!), квадратних дужок ([,]);

  • не повинне починатись пробілом.

Всередині імен полів пробіли допустимі, але не бажані, оскільки при деяких обставинах можуть викликати конфлікти у програмах.

  1. Типи даних та властивості полів.

Вибираючи тип даних, необхідно враховувати, які значення повинні міститись у полі, скільки місця необхідно для зберігання значень, які операції будуть виконуватись над даними.

Наприклад, не можна визначати для текстових даних числовий тип. Математичні операції можна виконувати лише над числовими та грошовими даними. Сортування даних типу МЕМО або об’єктів OLE виконувати неможливо.

При сортуванні чисел, які містяться у текстових полях, вони сортуються як рядки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 і т. д.), а не як числові значення.

В MS ACCESS допускаються дані таких типів:



  1. Текстові. Текстові дані – це текст, комбінація тексту і чисел або числа, які не потребують розрахунків (номер телефону, індекс, інвентарний номер, ідентифікаційний код і т.д.). Розмір текстового поля від 1 до 255 символів (за замовчуванням 50). Для зміни ширини поля потрібно в рядку РАЗМЕР ПОЛЯ в розділі СВОЙСТВА ПОЛЯ задати число, яке визначає ширину поля (від 1 до 255). ACCESS автоматично використовує задану кількість символів для кожного запису. Якщо символів менше, останні заповняться пробілами.

  2. Числове поле. Цей тип для числових даних, які використовуються для виконання розрахунків. Зберігає 1, 2, 4 або 8 байт. Конкретний тип числового поля визначається значенням властивості Розмір.

Розмір поля для даних числового типу:



  1. Поля грошового типу. Грошове поле аналогічне числовому. Використовується для грошових значень і для запобігання округленню під час обчислень. Кількість десяткових знаків дорівнює двом. За допомогою даних грошового типу можна робити обчислення з точністю до 15 знаків в цілій частині і до 4 знаків в дробовій частині. При цьому розмір поля становить 8 байт.

  2. Поля ДАТИ\ЧАСУ. Використовуються для зберігання значень дат і часу. Розмір поля 8 байт.

  3. Логічні поля. Логічні поля використовуються для збереження даних, які можуть приймати одне з двох можливих значень „TRUE/FALSE”, „Так/Ні”, „Включено/Виключено”. Значення NULL не допускаються. Зберігає 1 біт.

  4. Поля типу СЧЕТЧИК (ЛІЧИЛЬНИК). Ці поля зберігають ціле значення, яке ACCESS збільшує автоматично при додаванні нових записів. Їх значення унікальні. Зберігає 4 байти.

  5. Об’єкти OLE. Це поля, які містять картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Зберігає до 1 Гігабайта (обмежується об’ємом диска).

  6. Поля МЕМО – це довгі текстові поля. Розмір поля від 0 до 65 536 символів. Наприклад, характеристика, інструкція, примітка. Якщо розмір текстових даних в різних записах цього поля надто відрізняється довжиною (5, 250 символів), то при використанні цього типу відводиться стільки місця, скільки потрібно для кожного конкретного запису. Таким чином економиться пам’ять для збереження бази даних.

  7. Тип даних МАЙСТЕР ПІДСТАНОВОК. Майстер підстановок призначений для створення поля, в якому пропонується вибір значень із списку, де містяться постійні значення або значення з іншої таблиці.

  8. Поля ГІПЕРПОСИЛАННЯ. Поля даного типу призначені для зберігання рядків, які містять адресу. Гіперпосилання – це поле зв’язку в базі даних ACCESS, яке дозволяє швидко перейти до іншого документа. Зберігає до 64 000 знаків.

Властивості полів:

  1. Розмір. Визначає максимальний розмір даних.

  2. Формат. Ця властивість допускає використання як вбудованих, так і спеціальних форматів, створених за допомогою символів форматування. Формати впливають лише на відображення даних, а не на спосіб їх введення або збереження в таблиці. Наприклад, вбудовані формати для типу даних ДАТА/ВРЕМЯ наведені на малюнку. Нижче перераховані символи, які використовуються при визначенні спеціальних форматів для будь-якого типу даних.



  1. Маска – показує, у якому форматі виводити дані. МАСКА ВВЕДЕННЯ – це шаблон, який дозволяє вводити в поле значення, що мають однаковий формат. Маска введення автоматично зображує в полі постійні символи. При введенні даних в поле нема необхідності набирати ці постійні символи, навіть якщо вони повинні бути включені в значення поля; достатньо заповнити порожні позиції в масці введення.

Для значення (999)000-00-00 маска - \(999\)000\-000. Значення властивості МАСКА ВВЕДЕННЯ може містити до трьох компонентів, розділених крапкою з комою.

Перша частина містить саму маску введення. Друга частина вказує, чи будуть зберігатись текстові константи разом з уведеними користувачем значеннями. (0 – текстові константи зберігаються, 1 або відсутнє значення даної частини вказують, що зберігається лише значення). Третя частина вказує символ, який буде використано замість пробілу в даній масці.



Символи, які використовуються в масці



  1. Число десяткових знаків. Визначає число десяткових знаків, яке використовується при відображенні чисел.

  2. Значення за замовчуванням – визначає текст або вираз, який автоматично вводиться в поле при введенні нового запису. Ця властивість не визначається для типу даних Лічильник та поле об’єкта OLE. Це початкове значення при необхідності можна змінити при введенні даних.

  3. Умова на значення – визначає допустимі значення для даних, які вводяться в поле. При спробі введення недопустимих значень видається повідомлення про помилку, текст якого необхідно задати у властивості Повідомлення про помилку.



  1. Повідомлення про помилку – дозволяє вказати текст повідомлення, яке виводиться у тому випадку, коли введені дані не задовольняють умові, визначеній у властивості Умова на значення.

  2. Обов’язкове поле – визначає, чи потрібне обов’язкове введення значення. Якщо ця властивість має значення ДА, то відсутність значення в цьому полі не допускається. Ця властивість не визначена для полів типу СЧЕТЧИК.

  3. Індексоване поле – прискорює доступ до даних, якщо необхідно, дозволяє вводити тільки унікальні значення. При частому виконанні операцій сортування по полю рекомендується створити для даного поля індекс. Індекс прискорює пошук і сортування за рахунок використання ключових значень.

  1. Способи створення таблиці.

У MS ACCESS можна створити порожню таблицю з наступним заповненням її даними, а також створити таблицю на основі існуючих даних.

Створити порожню таблицю можна декількома способами:



  1. РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ – відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена: ПОЛЕ1, ПОЛЕ2,….. Імена заголовків можна змінити. Якщо двічі клацнути на імені стовпчика, можна його відредагувати. Така таблиця відразу заповнюється інформацією. При збереженні таблиці MS ACCESS проаналізує дані і автоматично присвоїть кожному полю відповідний тип даних.

  2. Зайві поля, тобто ті, які не перейменовані і не заповнені даними, при збереженні таблиці будуть відкинуті.

  3. КОНСТРУКТОР – у режимі КОНСТРУКТОР можна створювати і змінювати тільки структуру таблиць. В цьому режимі задаються імена полів, визначається тип даних у кожному полі і встановлюються властивості полів. В режимі конструктора також визначається ключове поле.

  4. МАСТЕР ТАБЛИЦ. Майстер запропонує серію вікон з питаннями і підказками. Він дає можливість скоротити час створення таблиці завдяки використанню готових зразків таблиць.

Способи створення таблиць на основі існуючих даних:

  • ИМПОРТ ТАБЛИЦ – дозволяє здійснити імпорт даних із текстового файла, електронної таблиці, бази даних у таблицю MS ACCESS. На основі даних, які імпортуються, можна створити нову таблицю або додати їх у існуючу таблицю з відповідною структурою.

  • ЗВ’ЯЗОК З ТАБЛИЦЯМИ – дозволяє здійснити створення таблиць зв’язаних з таблицями із зовнішніх файлів.

  • Створення таблиці на основі даних із поточної таблиці. Використовується запит на створення таблиці.

  • Створення таблиці шляхом прямого введення даних (Режим таблицы):

  1. У вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы.

  2. Натиснути кнопку Создать на панелі інструментів.

  3. Вибрати команду Режим таблицы. На екрані з’явиться порожня таблиця.

  4. Перейменувати потрібні поля.

  5. Ввести дані в таблицю, отримуючись введення у кожен стовпчик певного типу даних.

  6. При збережені таблиці стовпчики, для яких не визначили імена і не ввели дані, будуть вилучені.

Створення таблиці за допомогою Майстра:

  1. У вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы.

  2. Натиснути кнопку Создать на панелі інструментів.

  3. Вибрати команду Мастер таблиц.

  4. Виконувати інструкції діалогових вікон майстра.

Створення таблиці в режимі Конструктора:

  1. У вікні бази даних вибрати Таблицы.

  2. Натиснути кнопку Создать на панелі інструментів.

  3. Вибрати команду Конструктор. Відкриється вікно конструктора.

  4. У стовпчику Имя поля введіть унікальні імена полів.

  5. У стовпчику Тип данных вибрати із списку необхідний тип даних.

  6. У стовпчику Описание ввести опис даних, які будуть міститися в даному стовпчику.

  7. При необхідності визначити властивості полів.

  8. Визначити ключове поле.

  1. Поняття первинного ключа.

Кожна таблиця повинна містити одне або декілька полів, за допомогою яких можна однозначно визначити кожен запис у таблиці. Такі поля називаються первинним ключем.

У MS ACCESS можна визначити первинні ключі трьох типів:



  1. Простий ключ. В якості простого ключа можна призначити поле, яке не містить пустих значень і значень, які повторюються.

  2. Складовий ключ. Використовується у тих випадках, коли неможливо однозначно визначити кожен запис таблиці лише за допомогою одного поля. Складовий ключ складається з двох або більшої кількості полів.

  3. Ключові поля лічильника. Якщо складно визначити ключове поле таблиці, то можна в якості первинного ключа вибрати поле Счетчик. Це поле, в яке при заповненні таблиці даними, автоматично вноситься порядковий номер запису, що гарантує унікальність його значень.

Щоб встановити первинний ключ, потрібно:

  • вибрати поле, яке буде використовуватись в якості первинного ключа;

  • натиснути на кнопку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ. В області маркировки з’явиться піктограма із зображенням ключа.

Для визначення в якості первинного ключа двох полів потрібно:

  • вибрати послідовно всі поля, які будуть використовуватись в якості первинного ключа. (Якщо поля не суміжні, вибір виконувати, утримуючи клавішу Ctrl.)

  • натиснути на кнопку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ.

Після створення структури таблиці у режимі Конструктора і визначення ключових полів, необхідно зберегти таблицю, привласнивши їй ім’я:

  1. Клацніть кнопку закриття в правому верхньому кутку вікна Конструктора таблиці.

  2. Виникає запит про збереження змін макета або структури таблиці. У разі збереження, необхідно погодитись.

  3. У діалоговому вікні Сохранение наберіть ім'я, що привласнюється таблиці ОК.

  4. Якщо при створенні структури не визначений ключ, то виникає запит про ключ. Якщо в цьому випадку підтвердити необхідність створення ключа, то автоматично буде створене ключове поле Счетчик і кожному запису буде привласнений зростаючий на одиницю номер. У запиті про ключове поле підтвердити створення кнопкою Да. При відповіді Нет – ключове поле не створюється. У обох випадках таблиця закриється із збереженням її структури.

Питання до лекції №9

  1. Що таке база даних?

  2. Що таке реляційна база даних?

  3. Назвіть основні етапи проектування бази даних.

  4. Яке призначення системи управління базами даних?

  5. Які основні етапи роботи з базами даних?

  6. Які об’єкти містяться у базі даних?

  7. Які є способи створення бази даних?

  8. Назвіть основні елементи головного вікна Access.

  9. Що таке структура таблиці?

  10. Що таке запис?

  11. Що таке поле?

  12. Типи даних Access.

  13. Яких правил необхідно дотримуватись для імен полів?

  14. Які є способи створення таблиць.

  15. Які є способи створення таблиць на основі існуючих даних?

  16. Як створити таблицю за допомогою конструктора?

  17. Яке поле називається ключовим?

  18. Які існують типи ключових полів і як їх створити?

  19. Як зберегти структуру таблиці?

Лекція №10. Робота з таблицями. Введення даних. Створення зв’язків між таблицями. Сортування та фільтрація даних в MS Access.
План

  1. Введення даних.

  2. Виділення елементів таблиці.

  3. Способи оформлення таблиці.

  4. Модифікація структури таблиці.

  5. Створення зв’язків між таблицями.

  6. Цілісність даних.

  7. Режими каскадного оновлення і каскадного вилучення.

  8. Сортування записів.

  9. Пошук заданого значення.

  10. Пошук даних за допомогою фільтра.

  11. Приклади виразів, що використовуються в якості як умови відбору текстових значень.




  1. Введення даних.

Після створення таблиці здійснюється введення даних. Під час введення система перевіряє допустимість даних заданим властивостям.

Для введення значення в поле, потрібно в це поле помістити курсор і ввести значення, що відповідає обраному типу і заданим властивостям поля. Щоб ввести в поле текстового типу декілька рядків, по закінченні рядка, натиснути комбінацію клавіш Ctrl Enter.

Тип даних МЕМО дозволяє вводити до 65 536 знаків тексту для кожного запису. Однак в таблиці відображається лише частина введеного тексту. Натиснувши Shift F2, можна відобразити діалогове вікно ОБЛАСТЬ ВВОДА із смугою прокрутки, яке дозволяє побачити до 1000 знаків тексту.

Поради:


  • Для вставки в поле значення з попереднього запису – натисніть клавіші CTRL Е.

  • Вставка поточної дати – CTRL ; (крапка з комою).

  • Вставка поточного часу – CTRL : (двокрапка).

  1. Виділення елементів таблиці.

Наступна таблиця містить опис дій з мишею, які забезпечують виділення даних або записів в режимі таблиці.


1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   20



  • Об’єкти бази даних. До об’єктів баз даних належать: Таблиці
  • Форми
  • Макроси
  • Головне вікно MS Access 2003 та 2007. Елементи головного вікна MS Access.
  • Основні поняття про таблиці.
  • Типи даних та властивості полів.
  • Розмір поля для даних числового типу: Поля грошового типу.
  • Поля ДАТИ\ЧАСУ.
  • Об’єкти OLE.
  • Тип даних МАЙСТЕР ПІДСТАНОВОК.
  • Поля ГІПЕРПОСИЛАННЯ.
  • Властивості полів: Розмір
  • Символи, які використовуються в масці
  • Повідомлення про помилку
  • Способи створення таблиці.
  • ЗВ’ЯЗОК З ТАБЛИЦЯМИ
  • Створення таблиці шляхом прямого введення даних
  • Поняття первинного ключа.
  • Лекція №10. Робота з таблицями. Введення даних. Створення зв’язків між таблицями. Сортування та фільтрація даних в MS Access . План
  • Створення зв’язків між таблицями. Цілісність даних. Режими каскадного оновлення і каскадного вилучення. Сортування записів.
  • Пошук заданого значення. Пошук даних за допомогою фільтра. Приклади виразів, що використовуються в якості як умови відбору текстових значень.
  • Виділення елементів таблиці.