Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Головна сторінка



Автоматизовані системи документообігу

Автоматизовані системи документообігу




Сторінка4/12
Дата конвертації10.03.2017
Розмір1.76 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Автоматизовані системи документообігу

    Система призначена для автоматизації документообігу технологія діловодства яких припускає централізоване відстеження руху документів у реальному масштабі часу.


  Система забезпечує автоматизацію наступних видів документаційного забезпечення керування:
■ прийом, обробку й розподіл вхідної кореспонденції;
Кореспонденція - аналітичний жанр журналістики, в якому на обмеженому конкретному життєвому матеріалі розглядається певна тема, ставиться проблема та пропонується її розв'язання. Цей жанр хіба трохи молодший за жанр замітки.

■ підготовку, підписання, реєстрацію й розсилання вихідної кореспонденції;
■ підготовку, підписання, реєстрацію й відправлення внутрішніх і організаційно-розпорядницьких документів, а також контроль їхнього виконання;
■ організацію переписки між організаціями й окремими підрозділами;
Організа́ція (від грец. ὄργανον - інструмент) - цільове об'єднання ресурсів для досягнення певної мети.

■ підтримку багаторічного режиму роботи.

  Система розроблена з розрахунком на корпоративний характер роботи.


   Серед інших функцій системи:

■ роздільне зберігання карток і змісту документів для прискорення роботи;
■ гнучкий механізм розсилання повідомлень про події в системі;
■ протоколювання читання документа;
■ облік руху паперових екземплярів і копій документів;
■ облік всієї, у тому числі вхідної кореспонденції;
■ робота із супровідними листами;

Система документообігу складається з наступних модулів:
■ Вхідні документи;
■ Вихідні документи;
■ Внутрішні документи;
■ Організаційно-розпорядницькі документи.

  Кожний модуль може складатися з декількох баз даних: одна для роботи з документами, зареєстрованими цього року, і всі інші для роботи з документами, зареєстрованими в попередні роки.



  До вимог побудови системи "Діловодство" ставляться:

■ необмежена кількість робочих місць і необмежена кількість організацій;
■ "наскрізне" діловодство;
■ 100% гарантія доставки інформації;
■ механізми заміщення при роботі з документами, а саме можливість надання постійного або тимчасового доступу до документів, що ставиться до певних співробітників, для інших співробітників організації.

Бібліотека електронних документів

  Бібліотека електронних документів призначена для спільної роботи з електронними документами в захищеному середовищі, а також для зберігання, пошуку й швидкого доступу до баз знань організації.


Сучасні системи керування електронними документами повинні враховувати всі етапи й особливості роботи з документами.

Насамперед, такі системи забезпечують колективні процеси, коли робота з документами ведеться групою співробітників з різних департаментів, відділів.

Колекти́в - cукупність людей, об'єднаних спільною діяльністю, спільними інтересами, метою, проектом. Група людей, зв'язаних спільною працею в одній організації, установі, на підприємстві тощо. За видом діяльності розрізняють трудові, навчальні, військові, спортивні, художньої самодіяльності та інші колективи.
При цьому одні з них відповідають за підготовку й узгодження документів, а інші використовують у своїй роботі остаточні погоджені всіма варіанти.

Тому система керування електронними документами повинна мати повноцінні засоби для колективної роботи, мати єдине сховище, розвинену систему пошуку й доступу до потрібного співробітникові інформації.
   Система " Бібліотека електронних документів" повністю відповідає цим вимогам. Забезпечення колективної підготовки документів у системі обумовлено наявністю наступних важливих можливостей:
■ створення документів по шаблонах;
■ ведення версій документів;
■ організація дискусій по змісту документів;
■ зручні засоби роботи з образами;
■ передача готових документів у зовнішні системи;
■ зберігання документів організації із гнучким розмежуванням прав доступу в набудовується ієрархії, що, папок.

   Незаперечною перевагою системи є можливість наскрізного пошуку по всьому сховищу не тільки по реквізитах, але й по тексту документів. Зручний централізований засіб навігації дозволяє швидко звернутися до вмісту потрібного документа.

Навіга́ція (від {лат. navigare - керувати кораблем та санскр. navgathi - майстерність керманича). Галузь знань про керування транспортним засобом для спрямування його до цілі. Використовується на воді, на землі, в повітрі, а також останній час і в космосі.


  Особлива увага приділяється розмежуванню доступу до інформації. Ключовим моментом є використання схем доступу до документів. Наприклад, доступ до певного типу документів може одержати цілий підрозділ або співробітники на певній посаді.

Рис.1.11. Єдина система документообігу.


Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимальним чином вирішує задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації.
Централізо́вана держа́ва - держава, підкорена єдиній центральній владі.
Така форма збереження значно знижує можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації. Його впровадження дає могутній імпульс до розвитку органам державного управління, міністерствам і відомствам, архівам, банкам, промисловим підприємствам і корпораціям, великим комерційним фірмам, установам науки, освіти і культури.

Промисло́вість - технічно найдосконаліша галузь матеріального виробництва, основа індустріалізації економіки, яка має вирішальний вплив на розвиток продуктивних сил; сукупність підприємств з виробництва електроенергії, знарядь праці для галузей економіки, видобутку сировини, палива, заготівлі лісу, переробки продукції, випущеної промисловістю або виробленої сільським господарством, видобуток і переробка сировини, виробництво товарів і послуг.
Держа́вне управлі́ння (публічне управління, англ. public administration) - є видом діяльності держави, здійснення управлінського організуючого впливу шляхом використання повноважень виконавчої влади через організацію виконання законів, здійснення управлінських функцій з метою комплексного соціально-економічного та культурного розвитку держави, її окремих територій, а також забезпечення реалізації державної політики у відповідних сферах суспільного життя, створення умов для реалізації громадянами їх прав і свобод. Державне управління є складовою політичного управління, тобто є процесом реалізації державної виконавчої влади як засобу функціонування будь-якої соціальної спільноти. У деяких країнах (наприклад, у Хорватії) цією діяльністю держави відає окреме міністерство.

Задачі, що вирішуються при впровадженні електронного архіву

Підвищення надійності збереження інформації, зменшення ризику втрати важливої інформації внаслідок недбалості персоналу або впливу зовнішніх факторів.

Персонал (від лат. persona - особистість) - колектив працівників або сукупність осіб, що здійснюють трудові функції на основі трудового договору (контракту).

Підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук необхідних документів

Забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу

Інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства
Функції електронного архіву
Електронний архів виконує наступні функції:


  • Організація збереження електронних версій документів і облікової інформації

  • Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів

  • Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами

  • Організація пошуку документів

  • За атрибутами реєстраційних карток

  • Повнотекстовий пошук

  • За анотаціями

  • Забезпечення доступу до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу

  • Ідентифікація електронних документів за їхніми реквізитами

  • Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом



Рис.1.12.
Атрибу́т (attribute) - невід'ємна, необхідна для забезпечення цілісності об'єкта (предмета) або суб'єкта (людини) властивість, його частина, додаток.
Автоматизований документообіг дозволяє здійснювати наступні операції

Рис.1.13. Функції системи автоматизованого документообігу


Рис.1.14. Переваги автоматизованого документообігу.



Рис.1.15. Система колективної роботи зх документами.


Рис. 1.16. Система контролю виконання доручень.



2. ВАРІАНТИ ТЕХНІЧНИХ РІШЕНЬ
2.1 Загальна архітектура Освітньої комп’ютерної мережі освітніх закладів Хмельницької області
Як показав передпроектний аналіз існуючих мереж у освітніх закладах області (Дивись додаток _____) телекомунікаційна інфраструктура є досить різноманітною, використовують модемні з’єднання, з’єднання витою парою, радіоканали зв’язку. Як приклад можна розглянути структуру мережі міста Красилова, виконану організацією ТОВ «НТЦ «Інтернет-сервіс».

Рис.2.1. Освітня мережа Красилівського міського управління освіти


Як основа для Освітньої мережі може бути запропонована наступна топологія Рис.2.
Краси́лів - місто в Україні, центр Красилівського району Хмельницької області.
Тополо́гія (грец. τόπος - місце, logos - наука) - розділ математики, який наближений до геометрії. У той час як алгебра починається з розглядання операцій, геометрія - фігур, а математичний аналіз - функцій; найфундаментальніше поняття топології - неперервність.
2):

Мережа будується за топологією типу «зірка». Центральним елементом мережі, що проектується, є Внутрішня (локальна) мережа Обл. УНіО до якої направлені основні документарні потоки з районних відділів освіти. У кожному районі області формується регіональна мережа передачі даних. Кожна з районних регіональних мереж, у свою чергу, побудована також за топологією типу «зірка». Регіональні районні мережі під’єднуються до внутрішньої локальної мережі Обл. УНіО за допомогою VPN каналів опосередковано у мережі Інтернет. Така інфраструктура є оптимальною з точки зору мінімізації вартості каналів зв’язку, незалежності формування регіональних локальних мереж, стійкості мережі до відмов. Використання VPN каналів зв’язку обумовлене великою вартістю оренди каналів зв’язку між віддаленими районними центрами та Хмельницьким.

Аспект (лат. aspectus - вигляд, погляд) - поняття філософії (онтології, теорії пізнання). У філософії аспект розглядається
Райо́н (лат. rayon - «окіл, округ») - землеуправлінська одиниця.
Застосування VPN дозволяє розв’язати цю проблему.




Рис.2.2. Топологія освітньої мережі Хмельницької області
Спрощена структура Освітньої мережі Хмельницької області наведена на рис.2.3. На ньому представлені ключові мережеві технології, що будуть використовуватись під час побудови мережі. Прикладом використання цих технологій є побудована мережа м..Красилів ( див. розділ Додатки_____).

У кожному з районних центрів формується локальна освітня мережа, яка забезпечує документообіг між освітніми закладами району та районним відділом освіти, та забезпечується передача трафіку Інтернету до всіх освітніх закладів увімкнутих у мережу. Дуже часто віддалені, особливо сільські школи, не мають каналів зв’язку які дозволили би підключити її до освітньої мережі так і до мережі Інтернет. (Дивись Опитувальний лист).

Управління освіти та науки України Хмельницької області

НТЦ "Інтернет-Сервіс" (м. Хмельницький) тел./факс 03822/ 702111



Опитувальний лист підготовити в файловому вигляді і направити по email: soter@svitonline.com або тел./факс 03822/ 70211
Опитувальний лист

Дані на проектування корпоративної комп'ютерної мережі установ середньої, спеціальної і вищої освіти Хмельницької області.

Корпорат́изм - (пізньолат. corporatio - об'єднання, співтовариство) - система прийняття рішень та представництва інтересів через обмежену кількість жорстко визначених, ієрархічно ранжованих і функціонально диференційованих груп інтересів, що монополізують представництво відповідних сфер суспільного життя за згоди держави в обмін на її участь у підборі лідерів та призначенні керівного складу цих груп, а також у формуванні їхніх вимог.



Населений пункт

Відстань

від

Віньківців

Відповідальна особа

Наявність багато-

поверхової споруди

Наявність магістра-льного каналу

ПІП, посада

Тел: (роб, дом, моб.)










Гримячка

26

Кошелюк Галина Іванівна

25367

8(067)9458809




Водонапірна башта, 300м

відсутній

Дашківці

10

Ладняк Аліса Вікторівна

27421

26351

8(097)4067483

2 поверхи

10м.

школа

відсутній

Женишківці

22

Крисак Семен Михайлович

24628

24651

5м.

школа

є

Зіньків

16

Островський Віктор Станіславович

27443

24134

8м.

школа

є

Майдан-Олександрівський

9

Дурдас Поліна Карлівна

26413

8м.

школа

є

Петрашівка

20

Кузь Віктор Вікторович

27548

8(050)3769674

1 поверх

7м.

школа

є

Пилипи-Олександрівські

7

Олендра Євгена Іванівна

28931

238937

8м.

школа

відсутній

Осламів

15

Поліщук Галина Петрівна

26147

8(066)2161926

2 поверхи

8м.

школа

є

Охрімівці

13

Дилян Михайло Віталійович

24438

24440

8(097)2512513

8м.

школа

є

Яснозір’я

22

Заморська Лариса Григорівна

27140

2 поверхи

8м.

Контора

колгоспу

є

Віньківці




Богданов Іван Миколайович

21515

21672

5 поверхів

15м.

Житловий будинок, 50м

є



Рис.2.3. Спрощена структура мережі
Локальні мережі районного управління освіти під’єднуються до мережі Обл.УніО за допомогою VPN технології .

Технологіями з’днання шкіл до локальної мережі районного відділу освіти можуть бути наступні:



  1. Радіозв’язок WiFi,

  2. Ethernet технологія,

  3. VDSL технологія,

  4. GshDSL технологія.

Сучасні темпи розвитку ринку телекомунікацій призвели до появи багатьох різновидів телекомунікаційної апаратури серед котрих на ринку представлено як прогресивні технічні рішення так і морально застарілі зразки. Тому розробка технічних рішень розбудови мережі повинна ґрунтуватися не лише на мінімізації фінансових затрат, але й на перспективах модернізації мережі на основі того чи іншого варіантах обладнання.
Різновид (рос. разновидность, англ. species, sort, variation, variety, нім. Abart f) - у мінералогії - окремі члени мінерального виду змінного складу.
Обла́днання (устаткування) (англ. equipment, нім. ausrüstung) f) - сукупність пристроїв, механізмів, приладів, інструментів або конструкцій, що використовуються в певній сфері діяльності, або з певною метою.

У зв’язку із широким розповсюдженням телекомунікаційної мережі Інтернет, найнижчою вартістю доступу до цієї глобальної мережі у порівнянні з іншими комерційними мережами, Інтернет мережа може бути прийнята за основу для побудови освітньої мережі Хмельницької області.

Торгі́вля - процес обміну товарами, послугами, цінностями і грошима. У широкому значенні - вид підприємницької діяльності, пов'язаний з купівлею-продажем товарів.

Внутрішні мережі закладів освіти Хмельницької області, як правило, побудовані на основі протоколів стеку TCP\IP. Дивись додаток №___. Тому часто виникає необхідно лише з’єднати існуючі мережі каналами зв’язку та забезпечити правильну адресацію комп’ютерів у мережі.

Існує два підходи до з’єднання IP мереж.



Перший метод: З’єднання напряму за допомогою фізичних каналів зв’язку оптоволокна або мідної пари.
Оптоволокно́ або оптичне волокно - це технічний виріб, що складається з оптичного світловоду і захисних покриттів та маркуючої кольорової оболонки.
Це класичний метод з’єднання мереж. Він передбачає прокладку фізичної лінії звязку, або взяття її в оренду. При взятті лінії або каналу в оренду підприємству, яке надає лінію, сплачується щомісячна абонентська плата, за рахунок якої підприємство підтримує лінію в належному технічному стані. При прокладці лінії самомтійно, витрати на обслуговування беруть на себе організації які експлуатують її. Слід зазначити що саме прокладка лінії коштує досить дорого і як правило можуть виникати певні проблеми при виконанні робіт. Ці витрати чималі і в більшості випадків освітні заклади не можуть дозволити собі профінансувати ці проекти, в зв’язку з чим в цьому проекті будемо розглядати більш детально другий метод з’єднання.

Другий метод: Об'єднання локальних мереж й окремих комп'ютерів через відкрите зовнішнє середовище передачі інформації в єдину віртуальну мережу, що забезпечує безпеку циркулюючих даних, яку називають захищеною віртуальною мережею (Virtual Private Network - VPN). Віртуальна мережа формується на основі каналів зв'язку відкритої мережі. Сам термін «віртуальна» підкреслює, що канали зв'язку віртуальної мережі моделюються за допомогою каналів зв'язку реальної мережі. Відкрита мережа може бути основою для одночасного співіснування безлічі віртуальних мереж, кількість яких визначається пропускною здатністю відкритих каналів зв'язку.

Відкрите зовнішнє середовище передачі інформації можна розділити на середовище швидкісної передачі даних, у якості якої може використатися мережа Internet, а також більш повільні загальнодоступні канали зв'язку, у якості яких найчастіше застосовуються канали телефонної мережі. Найбільш ефективним способом об'єднання локальних мереж і комп'ютерів є об'єднання на основі глобальної мережі Internet (рисунок 2.4). У випадку відсутності безпосереднього підключення доступ до Internet може здійснюватися й через телефонну мережу. Організація віртуальних мереж на основі Internet має ряд переваг:



  • гарантується висока якість інформаційного обміну, тому що магістральні канали й маршрутизатори Internet мають велику пропускну спроможність, і характеризуються надійністю передачі інформації;
    Маршрутиза́тор, або ро́утер (англ. router) - електронний пристрій, що використовується для поєднання двох або більше мереж і керує процесом маршрутизації, тобто на підставі інформації про топологію мережі та певних правил приймає рішення про пересилання пакетів мережевого рівня (рівень 3 моделі OSI) між різними сегментами мережі.


  • забезпечується масштабована підтримка віддаленого доступу до ресурсів локальної мережі, дозволяючи мобільним користувачам зв'язуватися через місцеві телефонні лінії з постачальниками послуг Internet і через них входити у свою корпоративну мережу;
    Постачальник або вендор (англ. Vendor) - будь-яка юридична (організація, підприємство, установа) або фізична особа, що поставляють товари або послуги замовникам. Постачальник здійснює підприємницьку діяльність відповідно до умов укладеного договору поставки, який є одним з видів договору купівлі-продажу.


  • для організації віддаленого доступу користувачів до локальної мережі виключається необхідність у наявності модемних пулів, а трафіком дистанційного доступу можна управляти так само, як будь-яким іншим трафіком Internet;

  • скорочуються витрати на інформаційний обмін через відкрите зовнішнє середовище:

  • використання Internet для об'єднання локальних мереж значно дешевше оренди каналів зв'язку телефонних й інших глобальних мереж, наприклад, мереж frame relay, не говорячи вже про вартість самостійної побудови комунікацій.
    Телефо́нний зв'язо́к - галузь зв'язку, електрозв'язку, телекомунікацій; передача на відстань мовної інформації, здійснюваної електричними сигналами телефонною мережею загального користування (ТМЗК) або радіосигналами.
    Frame relay (англ. ретрансляція кадрів, FR) - протокол канального рівня мережевої моделі OSI. Служба комутації пакетів Frame Relay в наш час (2007) широко поширена в усьому світі. Максимальна швидкість, яку допускає протоколом FR - 34.


  • при віддаленому доступі замість того, щоб встановлювати дорогі безпосередні з'єднання з локальною мережею по міжміському або міжнародному телефонному зв'язку, віддалені користувачі можуть підключатися до Internet і далі, зв'язуватися з мережею своєї організації через цю глобальну мережу.

Рис. 2.4 – Побудова віртуальної мережі на основі Internet

Ефективність використання віртуальних мереж багато в чому визначається ступенем захищеності інформації, що передається по відкритих каналах зв'язку. Безпеку інформаційного обміну необхідно забезпечити як у випадку об'єднання локальних мереж, так й у випадку доступу до локальних мереж віддалених користувачів.

Захист інформації в процесі її передачі по відкритих каналах заснований на побудові захищених віртуальних каналів зв'язку - криптозахищеними тунелями, або тунелями VPN. Кожен такий тунель являє собою з'єднання, проведене через відкриту мережу, по якому передаються криптографічні захищені пакети повідомлень віртуальної мережі.

Криптогра́фія (від грецького kryptós - прихований і gráphein - писати) - наука про математичні методи забезпечення конфіденційності, цілісності і автентичності інформації. Розвинулась з практичної потреби передавати важливі відомості найнадійнішим чином.

Для захисту від повтору, видалення й затримок пакетів повідомлень, переданих по тунелі VPN, використаються вбудовані можливості стека протоколів TCP/IP. Для захисту від повтору, видалення й затримок на рівні окремих повідомлень до складу кожного повідомлення підсистемою захисту прикладного рівня повинна додаватися додаткова інформація.

Систе́ма (від дав.-гр. σύστημα - «сполучення», «ціле», «з'єднання») - множина взаємопов'язаних елементів що утворюють єдине ціле, взаємодіють з середовищем та між собою, і мають мету.
Така додаткова інформація може використовувати номери, випадкові числа, а також оцінки часу.


Каталог: osvita -> services
osvita -> Безпечний Інтернет для дітей
osvita -> Додаток 3 до наказу управління освіти від № положенн я про конкурс на кращі цифрові освітні ресурси
osvita -> Створення і показ комп'ютерних презентацій
services -> Приклади технічних рішень мереж, реалізованих в містах та районних центрах Хмельницької області
services -> Варіанти вибору обладнання для різних типів прямого з’єднання локальних мереж
services -> Загальна архітектура Корпоративної комп’ютерної мережі освітніх закладів Хмельницької області
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12