Первая страница
Наша команда
Контакты
О нас

    Головна сторінка



Сучасні засоби ручного введення документів

Скачати 101.25 Kb.

Сучасні засоби ручного введення документів




Скачати 101.25 Kb.
Дата конвертації28.05.2017
Розмір101.25 Kb.

Сучасні засоби ручного введення документів

Останніми роками у зв'язку із зростанням виробництва сильно збільшився попит на автоматизовані інформаційні системи (ІС) управління різними процесами.

Інформацíйна систéма (англ. Information system) - сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.
Це стимулює інтерес дослідників до різних аспектів розробки ІС. Одним з найважливіших елементів будь-якої інформаційної системи є підсистема введення інформації. Інформація може вводитися різними способами, наприклад, шляхом сканування і розпізнавання документів. Проте, як показує практика, великий об'єм інформації вводиться уручну, шляхом заповнення полів електронних форм.

Сучасні засоби розробки додатків пропонують інструменти, що дозволяють швидко розробити нову форму введення документів, створити своє застосування або набудувати що існує так, щоб вводити дані в систему шляхом заповнення полий форми. При цьому розробник часто має можливість легко організувати зв'язок полий форми з базою даних. Середовище розробки надає візуальні засоби, що полегшують програмування інтерактивних можливостей форми. Тим самим, розробник може створити додаток, що має інтерфейс електронної форми.

Програмні засоби, що дозволяють вводити документи шляхом заповнення електронних форм

Microsoft Word

Microsoft Word - могутній текстовий процесор, розроблений компанією Microsoft, призначений, в першу чергу, для створення і редагування текстових документів, проте підтримує також роботу з формами.

Інтегроване середовище розробки (ІСР, англ. Integrated development environment або англ. IDE) - комплексне програмне рішення для розробки програмного забезпечення. Зазвичай, складається з редактора початкового коду, інструментів для автоматизації складання та відлагодження програм.
Те́кстовий файл - форма подання послідовності символів у комп'ютері, де кожен символ із задіяного набору символів кодується одним байтом чи послідовністю двох, трьох і т. д. байтів. На відміну від терміна «текстовий формат», що характеризує вміст даних, термін «текстовий файл» стосується файлу та характеризує його як контейнер, який зберігає такі дані.
Те́кстовий проце́сор (англ. word processor) - комп'ютерна програма-застосунок, що дозволяє виконувати операції набору, редагування та оформлення тексту.

У описі MS Word дається наступне визначення: форма - це структурований документ з незаповненими областями, в які вводяться дані.

Для створення електронної форми Word спочатку необхідно створити шаблон документа, в якому розміщуються статичні елементи форми, - заголовки полів, малюнки, лінії розмітки і тому подібне, і поля форми - місця в документі, в які вводитиметься текст. Окрім простих текстових полів допускається використовувати поля із списком або перемикачі. Управління положенням поля в тексті здійснюється стандартними засобами текстового редактора - форматування або таблиці.

Текстовий редактор Текстовий редактор - комп'ютерна програма-застосунок, призначена для створення й зміни текстових файлів (вставки, видалення та копіювання тексту, заміни змісту, сортування рядків), а також їх перегляду на моніторі, виводу на друк, пошуку фрагментів тексту тощо.
Для поля форми може бути вказаний макрос (підпрограма на VBA), який виконуватиметься при вході або виході з поля. У формі можуть бути присутніми поля, значення яких обчислюється по формулах. Значення таких полів можуть залежати, наприклад, від часу, коли створювався документ, значень в інших полях і тому подібне

Коли форма готова, слід заборонити будь-які зміни в документі, окрім заповнення полів. Тепер форма готова до використання. Для заповнення електронної форми слід створити документ за отриманим шаблоном. У створеному документі будуть позначені поля для введення даних. Після заповнення полий форми, отриманий документ може бути відправлений по електронній пошті або надрукований.

Електронна пошта Електро́нна по́шта або е-пошта (англ. e-mail, або email, скорочення від electronic mail) - спосіб обміну цифровими повідомленнями між людьми використовуючи цифрові пристрої, такі як комп'ютери та мобільні телефони, що робить можливим пересилання даних будь-якого змісту (текстові документи, аудіо-, відеофайли, архіви, програми).
Якщо надрукувати незаповнену форму, то вийде форма для заповнення на папері. Природно, при заповненні форми на папері немає можливості скористатися перевагами електронних форм, такими як випадні списки, обчислювані поля і так далі
Microsoft Access

СУБД Access є системою управління базами даних реляційного типу. Електронні форми - один з основних інтерфейсних засобів для роботи з даними в Access. Форми використовуються для додавання нових записів (рядків таблиць) в базу даних, перегляду і редагування вже наявних даних, завдання параметрів запитів і ін. Формами є прямокутні вікна з розміщеними в них елементами управління. Існує можливість створення форм динамічно при виконання програми, проте природним способом їх створення є режим візуального конструювання. Створення нової форми можна автоматизувати, використовуючи Майстер Форм (Formwizard).

Форма містить графічні примітиви, написи, малюнки і інші статичні об'єкти, які не змінюються при переході між записами, а також текстові поля, перемикачі, випадні списки і тому подібне, які використовуються для введення або відображення вмісту записів бази даних. Для елементів управління, що немає статичними, указується відповідне ним поле таблиці бази даних або вираз, який може включати звернення до об'єктів бази даних і виклики функцій. Для кожного не статичного елементу управління можна вказати макрос або підпрограму на VBA, які виконуватимуться при настанні яких-небудь подій, наприклад, прихід в полі фокусу введення або при зміні значення. Є можливість вказати вираз, що описує складне обмеження на значення поля форми, для побудови виразу надаються зручні візуальні засоби. Окрім елементів управління форма може містити підлеглі форми, які можуть використовуватися для відображення даних зв'язаних таблиць.

MS Access дозволяє створювати складні форми, що включають процедури перевірки цілісності і коректності даних, що вводяться, звернення до зовнішніх джерелами даних; надає широкі можливості по управлінню формою за допомогою підпрограм на VBA. Це робить електронні форми Access гнучким і зручним інструментом для побудови інтерфейсу реляційної бази даних.



Microsoft Infopath

Додаток MS Infopath є частиною пакету додатків для офісу Microsoft Office, проте його правильно розглядати як частину комплексної інформаційної системи, вирішальну завдання введення інформації і частково виводу. Фактично, Infopath є візуальним інструментом конструювання і заповнення форм .

Процес створення інтерактивного документа-форми мало відрізняється від підготовки форм-вікон в будь-якому візуальному середовищі програмування для Windows, наприклад Visual Basic.

Microsoft Office - офісний пакет, створений корпорацією Microsoft для операційних систем Microsoft Windows, Apple Mac OS X і Apple iOS (на iPad). До складу цього пакету входить програмне забезпечення для роботи з різними типами документів: текстами, електронними таблицями, презентаціями, базами даних тощо.
Visual Basic Microsoft Visual Basic - засіб розробки програмного забезпечення, створений і підтримуваний корпорацією Microsoft, який складається з мови програмування і середовища розроблення. Мова Visual Basic успадкувала дух, стиль і, частково, синтаксис свого предка - мови Бейсік, яка має чимало діалектів.
Якщо ви починаєте проектувати "з чистого листа", програма дійсно продемонструє порожню сторінку, що нагадує робоче поле текстового редактора. У ній можна набирати і оформляти текст, встановлювати відступи і так далі З функціональної точки зору інтерфейс виглядає гібридом Frontpage і Word.
Аспект (лат. aspectus - вигляд, погляд) - поняття філософії (онтології, теорії пізнання). У філософії аспект розглядається
Більш того, користувачеві, що заповнює форму в Infopath, будуть доступні ті ж інструменти - для виділення, перевірки орфографії і ін.

Infopath відразу пропонує авторові ряд стандартних шаблонів, що модифікуються, і колірних схем оформлення інтерактивного документа. Передбачається, що форма буде структурована як таблиця або набір таблиць з єдиною шапкою. Окремі фрагменти при необхідності оформляються як необов'язкові або такі, що повторюються. Перше означає появу/утаєння секції залежно від потреб людини, що заповнює документ (щоб додати секцію, досить клацнути на текстовій мітці-запрошенні).

Потре́ба - стан живого організму, людської особистості, соціальної групи чи суспільства в цілому, що виражає необхідність у чомусь, залежність від об'єктивних умов життєдіяльності і є рушійною силою їхньої активності.
Друге дозволяє описати групу полів, які можуть багато разів повторюватися, - користувач дістане можливість розширювати форму, вставляючи додаткові рядки. Поля введення і інші інтерактивні елементи форми представляються елементами управління, такими як текстове поле, випадний список, кнопка і тому подібне Для деяких елементів можна набудувати правила контролю даних і описати реакцію на невиконання перевірки - текст підказки і повідомлення про помилку. Практично будь-якому елементу можна поставити у відповідність набори скриптів на Jscript або Vbscript для обробки пов'язаних з ними подій.

Після закінчення стадії функціонального дизайну приходить черга набудувати джерела даних - Data Source. На відповідній вкладці проектувальник має можливість підкоригувати структуру даних, якими оперує форма, перевірити відповідність типів.

Випадни́й список (англ. drop-down list) - елемент керування графічного інтерфейсу користувача, списку, який дозволяє користувачу вибрати одне значення зі списку. Коли випадний список активовано, він відображає (з нього випадає) список значень, з яких користувач може вибрати одне.
В програмуванні та комп'ютерних науках структу́ри да́них - це способи організації даних в комп'ютерах. Часто разом зі структурою даних пов'язується і специфічний перелік операцій, що можуть бути виконаними над даними, організованими в таку структуру.
Звідси конкретні поля і елементи можуть перетягуватися прямо на робочий простір документа.

На закінчення, створюються "уявлення" форми, в яких настроюється дизайн, кількість полів введення, об'єм даних, що одночасно відображаються, і тому подібне Кожне уявлення зберігається у вигляді файлу XSLT і, фактично, є формою, що має конкретне призначення: перегляд, введення, друк, розсилка по мережі, передача іншим співробітникам.



Відкриті формати опису електронних форм

Adobe PDF

Формат PDF (Portable Document Format) - це формат збереження електронних документів, розроблений компанією Adobe, який дозволяє описувати представлення документа незалежно від платформи або пристрою відображення документа.

Електро́нний докуме́нт - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
PDF документ складається з колекції об'єктів, які всі разом описують зовнішній вигляд однієї або декількох сторінок, що можливо містять інтерактивні елементи і додаткову інформацію для додатків. Сторінки документа можуть містити в будь-яких комбінаціях текст, графіку і зображення. На додаток до статичних описів, документ може містити інтерактивні елементи, які доступні тільки в електронному представленні документа. PDF документ може включати гіперпосилання, розмітку, прикладені файли, звуки і відео. PDF документ може визначати свій інтерактивний інтерфейс, перехоплюючи події миші і клавіатури, містити інтерактивні електронні форми для заповнення їх користувачем. Окрім цього, PDF документ може містити додаткову інформацію, призначену для використання іншими застосуваннями, наприклад для організації документообігу.

Починаючи з версії 1.2, у форматі PDF підтримуються інтерактивні форми - колекція полів, призначених для інтерактивного отримання інформації від користувача.

Отримання да́них (англ. Data Mining) - виявлення прихованих закономірностей або взаємозв'язків між змінними у великих масивах необроблених даних. Зазвичай поділяють на задачі класифікації, моделювання та прогнозування.
PDF документ може містити будь-яку кількість полів, сторінок документа, що з'являються на будь-якій комбінації. Довільний набір цих полів може бути імпортований в документ і експортований з нього. Поля можуть бути організовані в ієрархію і можуть успадковувати атрибути своїх батьків в ієрархії полів. Підлеглі поля в ієрархії можуть включати додаткові вказівки, які визначають їх вигляд на сторінці. Такі поля називаються термінальними.

Інтерактивні форми PDF можуть містити поля наступних типів:

· Кнопки. Представляють інтерактивні елемент управління, з яким користувач може взаємодіяти за допомогою миші. Це можуть бути кнопки, вимикачі і перемикачі.

· Текстові поля. Області, в які користувач може вводити текст за допомогою клавіатури.

· Поля вибору містять декілька текстових значень, одне з яких може бути вибране як значення. Наприклад, списки або комбіновані списки.

· Поля підпису використовуються для створення електронних підписів, що забезпечують ідентифікацію користувача. Вони можуть включати чисто математичні методи ідентифікації, такі як довідники відкритих і закритих ключів, або біометричні способи ідентифікації, такі як рукописний підпис, відбитки пальців і тому подібне

Формат PDF забезпечує точне представлення зовнішнього вигляду електронного документа, не залежне від програмної і апаратної платформи, на якій він інтерпретується. Засновані на текстовому представленні даних, документи у форматі PDF можуть без втрат передаватися по комп'ютерних мережах. Використання інтерактивних форм в PDF документах забезпечує структуризацію інформації у поєднанні з точним описом їх зовнішнього вигляду і контролем внутрішньої цілісності документа. Особливістю формату PDF є те, що документи в цьому форматі не можуть бути модифіковані стандартними засобами, за винятком зміни значень в полях форми. Використання підпрограм на Java Script, включених в тіло документа, дозволяє гнучко описувати залежності між полями форми, контролювати внутрішню цілісність документа, проте, кількість полий форми залишається постійним і не може бути змінене в процесі заповнення форми навіть за допомогою підпрограм.

JavaScript (JS) - динамічна, об'єктно-орієнтована мова програмування. Реалізація стандарту ECMAScript. Найчастіше використовується як частина браузера, що надає можливість коду на стороні клієнта (такому, що виконується на пристрої кінцевого користувача) взаємодіяти з користувачем, керувати браузером, асинхронно обмінюватися даними з сервером, змінювати структуру та зовнішній вигляд веб-сторінки.

Інтерактивна форма PDF підтримує 4 основних операції:

1. Передача форми. Забезпечує передачу імен і даних полий форми за вказаною адресою (URL) WWW сервера, який обробить дані і поверне відповідь. У словнику, що описує дану операцію, указується адреса (URL) серверної процедури - обробника даних форми, масив полів, значення яких передаються для обробки і прапори, що описують додаткові характеристики операції.

2. Скидання форми. Забезпечує установку значень полів у формі в значення за умовчанням. У описі операції скидання, так само як і в описі операції передачі даних, указується масив полів, які повинні бути включені або виключені з операції.

Передача даних (обмін даними, цифрова передача, цифровий зв'язок) - фізичне перенесення даних цифрового (бітового) потоку у вигляді сигналів від точки до точки або від точки до множини точок засобами електрозв'язку каналом зв'язку; як правило, для подальшої обробки засобами обчислювальної техніки.

3. Імпорт форми. Забезпечує імпорт значень полий форми поточного документа з файлу формату FDF (Формат Даних Форми). У описі операції указується файл FDF, з якого повинні бути узяті дані.

4. Операції Javascript викликають дії, написані на мові Javascript, що обробляються інтерпретатором мови Java. Докладний опис об'єктної моделі може бути знайдене в описі об'єктної моделі PDF форм (Acrobat Form Javascript Object Specification).



HTML

HTML є стандартом представлення інформації в Web. Починаючи з версії 2.0, затвердженою консорціумом W3c у вересні 1995 року, в HTML з'явилася підтримка інтерактивних форм, що дозволяють організовувати збір інформації через Web. Форма є частиною HTML документа і може містити такі елементи управління, як кнопки, перемикачі, поля для введення тексту т.п. Всі ці елементи можна використовувати для того, щоб відвідувач сторінки міг відправити інформацію на сервер.

Спочатку форми призначалися тільки для відправки інформації, введеної користувачем на обробку сервером. Проте, їх часто використовують спільно з Javascript, наприклад, для організації і (або) настройки призначеного для користувача інтерфейсу на динамічних сторінках Web. Опис HTML форми може бути створене за допомогою будь-якого редактора HTML документів і навіть, за наявності відповідної кваліфікації, за допомогою простого текстового редактора. Для проглядання форми, як і для проглядання HTML документа може бути використаний будь-який Інтернет-браузер.

Використання скриптів в HTML документі розширює інтерактивні можливості форм, дає можливість проводити гнучкий контроль введення і підтримку внутрішньої цілісності передаваної інформації, і навіть зміну складу полий форми. Після заповнення форми дані є безліччю пар «ім'я поле - значення», відправляються браузером на сервер для обробки.



Використання існуючих засобів

Розглянуті рішення, призначені для організації введення або відображення структурованих документів, описують основні аспекти застосування електронних форм в сучасних технологіях. Для організації ручного введення документів шляхом заповнення електронних форм необхідно вирішити наступні завдання:

1. Розробка опису форми

а. Дизайн зовнішнього вигляду форми

b. Опис перевірок і обмежень на значення полів

с. Опис інтерактивних можливостей форми


(реакція на помилки, повідомлення, підказки і тому подібне)

d. Опис зв'язків форми з інформаційним оточенням

2. Збереження опису форми в деякому вигляді для подальшого використання

3. Реалізація призначеного для користувача інтерфейсу для інтерактивного заповнення форми користувачем

а. Відображення форми на екрані

b. Інтерактивна взаємодія форми з користувачем

с. Організація зв'язку форми з інформаційним оточенням

4. Збереження даних, введених в поля форми.


Збереження введеного документа

Після заповнення форми документа необхідно кудись передати введені дані для подальшої обробки або збереження. Існує два поширені підходи для вирішення цього завдання:

1. Передача даних для обробки на сервер.

2. Збереження даних в локальний файл.



Передавані або такі, що зберігаються дані можуть бути представлені в різних форматах, наприклад FDF - формат представлення даних PDF форм. Сучасні засоби, такі як процесори Xforms або MS Infopath дозволяють представляти дані форми у вигляді XML-документов.

Паралельно з оцінкою можливостей опису невидимої частини форми, слід звернути увагу на область використання створеного опису форми. Наприклад, форми MS Word не можуть бути використані для збору інформації в Web; форми MS Access призначені для використані тільки в тій базі даних, в якій вони створені.


Скачати 101.25 Kb.

  • Програмні засоби, що дозволяють вводити документи шляхом заповнення електронних форм Microsoft Word
  • Microsoft Infopath
  • Відкриті формати опису електронних форм Adobe PDF
  • Використання існуючих засобів
  • Збереження введеного документа